Je hebt eindelijk besloten: je kan en wil het niet langer alleen doen in je bedrijf. Je bent alleen nog maar brandjes aan het blussen en saaie herhalende taken aan het doen en je komt niet meer toe aan het werken áán je bedrijf. Je energie is op en je lijf werkt niet meer mee. Het is tijd om werk uit te gaan besteden.
Tijd voor een virtual assistant en hoppa al je werk over de schutting gooien, toch?…..Ehh, je kan het proberen, maar of jullie hier blij van worden, is maar de vraag. 😉
Je workflows uitschrijven, hierom wil je dat
Want zit je te wachten op heel veel vragen? Over wat waar te vinden is, welke tools je allemaal gebruikt, hoe jij bepaalde taken altijd uitvoert en nog veel meer. Voor je het weet heb je er geen hulp bij, maar een dagtaak.
En je VA-redder-in-nood wil jou echt niet steeds lastigvallen met vragen. Ze wil je helpen en ondersteunen en het liefst op een manier dat jij er zo min mogelijk van merkt en het jou zo weinig mogelijk tijd en energie kost. Dat kan alleen als ze weet waar ze aan toe is.
Om zo fijn en efficiënt mogelijk samen te werken, is het dus belangrijk dat het antwoord op al die vragen ergens te vinden is. En uitgeschreven processen en workflows zijn hier ideaal voor. Het hoeft echt niet ingewikkeld te zijn of heel lang te duren om dit voor elkaar te krijgen.
En de bonus is dat je zelf ook goed inzicht krijgt in hoe je dingen nu aanpakt. Misschien kan dat wel veel sneller en eenvoudiger. Ook daar kom je achter door het uit te schrijven. Het wordt ook makkelijker om het los te laten. Want heel eerlijk, als je steeds het gevoel blijft hebben dat je alles moet controleren of nalopen, dan schiet je er natuurlijk niks mee op.
Waar begin je met je workflows
Je begint door eerst een overzicht te maken van alle processen/workflows die belangrijk zijn voor jullie samenwerking. Wat wil je gaan uitbesteden? Welke apps, documenten, wachtwoorden en opslaglocaties zijn hiervoor nodig?
En als zo’n bepaalde taak uitgevoerd moet worden, wat zijn dan de precieze stappen die je altijd neemt en in welke volgorde? Je VA kan zo precies doorlopen wat jij altijd doet en zal hierdoor snel en zonder vragen van start kunnen gaan. En jij weet zeker dat het op jouw gewenste manier gebeurt. Ideaal!
De 2 manieren om je workflows uit te werken
Maar waar begin je nu? En wat werkt het beste voor je?
Er zijn 2 manieren waarop je je workflows uit kan werken:
- Je maakt video’s van je scherm terwijl je zelf een bepaalde taak uitvoert. Dit kan makkelijk via Loom (tot 5 minuten en voor 25 video’s zelfs gratis). Je kan hierbij praten en precies laten zien én uitleggen hoe en waarom je iets op een bepaalde manier doet. De links naar deze video’s verzamel je vervolgens op 1 plek, met de uitleg waar het over gaat.
Wil je je processen daarna liever ook uitgeschreven hebben, dan kan dit altijd de 1e taak voor je VA zijn. Win-win!
- Of je noteert zelf alle stappen die je neemt tijdens het uitvoeren van een bepaalde taak of werkzaamheid. Hiervoor kun je deze template als voorbeeld gebruiken. Ook kan je het visueel maken door een diagram (bijvoorbeeld in een tool als Miro)
Laatste tip
Als je dit allemaal voor elkaar hebt, is het belangrijk om al deze uitgewerkte workflows op 1 plek te verzamelen. Bijvoorbeeld in een gedeelde Google Drive map of in een kaart in een Trello samenwerkingsbord. Als het maar een plek is die handig is om te delen en waar jij en je VA er makkelijk bij kunnen.
Ben je nu voor altijd klaar? Nee, zeker niet. Er zullen altijd wijzigingen komen in je werkwijze of welke tools je gebruikt. Maar de basis staat en een aanpassing is sneller gemaakt dan dat je alles keer op keer uit moet leggen.
Met deze kleine tijdsinvestering ga je jezelf zoveel tijd, werk en geld besparen en je hebt er nog heel lang profijt van. Heb je nog vragen over het uitschrijven van workflows of het starten met een VA? Stel ze gerust! Via de mail of in een dm op Instagram.
Fijne dag!
Evelien
No Comments