Als je al weinig energie of tijd hebt om aan je werk te besteden, dan zijn veel onderbrekingen en ‘spoedjes’ wel het laatste waar je op zit te wachten. Toch ga je snel brandjes blussen, want je hoopt daarmee een probleem te hebben opgelost en je wil laten zien dat je je inzet, dat je het contact met je klant belangrijk vindt en je goed werk wil afleveren.
Dat is heel nobel, maar wat doen al die onderbrekingen met jou? Waarschijnlijk levert het je niet het goede gevoel op wat je erbij hoopt te krijgen. Het zorgt voor onrust en een onvoldaan gevoel aan het einde van je dag. Dat kan anders!
Even storen hoor
Heb je net een fijne planning voor jezelf gemaakt en zit je lekker in je focusuur, komt er een telefoontje tussendoor. “Je moet me écht even helpen. Ik kom hier niet uit…” of “Ik ben geïnteresseerd, kun je me eens uitleggen wat je allemaal doet”. Of iemand weet dat je thuis werkt en staat ineens voor de deur. “Koffie?! Je bent toch thuis.” En dan ga je twijfelen.
Je bent zo lekker aan het werk en wat je nu aan het doen bent is echt belangrijk voor je. Maar wat doe je nu met deze onderbrekingen? De kop koffie vind je misschien nog makkelijk om af te slaan, ook al is het ietwat ongemakkelijk als iemand al voor je neus staat. Hier heb je wel snel een ander moment voor geprikt.
Maar wat doe je met de mensen die je het gevoel geven, dat wat ze van je vragen écht dringend of belangrijk is. Als je verantwoordelijkheidsgevoel al begint te springen en je het gevoel hebt niet te kunnen weigeren, omdat je anders iets misloopt.
Is het dringend of dringend?
Als eerste is het belangrijk om te onderzoeken wanneer iets voor jou dringend is. Hoe bepaal je dat? Wanneer laat je je storen en wanneer geef je aan dat het niet uitkomt?
Het is makkelijker om dit te bepalen als je voor jezelf duidelijk hebt wanneer je wat moet doen. Wat zijn je prioriteiten? Weet jij hoe vol je planning zit en wat écht af moet die dag, dan is het veel makkelijker om aan te geven of je ergens tijd voor hebt of niet. En je kan sneller verwijzen naar een moment waarop je wél tijd hebt.
En bepalen of iets echt dringend is, kun je doen door jezelf af te vragen:
- Voelt het dringend voor mij en de ander of ís het ook dringend?
- Als ik hier nu niet metéén iets mee doe, heeft dat dat vervelende gevolgen voor mij of m’n klant?
- Is het probleem snel op te lossen?
- Kan het ook wachten tot later op de dag of zelfs een ander moment in de week?
Je kan er vanuit gaan dat als er niks ernstigs gebeurt op het moment dat je het een half uurtje uitstelt, het ook niet écht dringend is.
Je kan op een nette manier aan de ander duidelijk maakt dat je graag helpt, maar dat dit nu niet het juiste moment is, omdat je met een belangrijke taak bezig bent. Bied je meteen de oplossing om er op een ander moment mee aan de slag te gaan, dan heb je én je eigen grenzen bewaakt én aan de ander laten zien dat je een oplossing belangrijk vindt.
Je hoeft niet 24/7 bereikbaar te zijn. Jij weet wat je aankan, hoe je je bedrijf wil runnen en wat het beste voor jou (en je uitdagingen) werkt. Hoe duidelijker je hier in bent, des te makkelijker nemen mensen het ook van je aan.
Onderbrekingen vóór zijn
Wat zeker ook helpt, is kijken naar hoe je onderbrekingen vóór kan zijn. Dit kan op 2 manieren: door goede afspraken te maken over wanneer en hoe je bereikbaar bent. En door handige tools in te zetten die storen door de nodige mails, telefoontjes en verrassingen kunnen voorkomen.
Afspraken maken
Goede afspraken maken, doe je al aan het begin van een samenwerking. Wanneer ben je bereikbaar, via welke kanalen ben je bereikbaar en hoe lang doe je er maximaal over om een gemiste oproep of bericht te beantwoorden. Dit kun je heel duidelijk communiceren in je samenwerkingsovereenkomst, in je e-mailhandtekening of in een welkomstmail met alle informatie over je product of dienst en jullie samenwerking.
Als je dit meteen goed duidelijk hebt gemaakt, kun je er makkelijk naar verwijzen als een klant zich hier niet aan houdt. (“Voor vragen kun je me vanmiddag tussen 13 en 15u bellen, weet je nog?”) Maar je kan hier ook in aangeven wanneer iets écht dringend is en op welke plek ze je dan het snelst kunnen bereiken.
Tools gebruiken
Wat ook helpend is, is om tools te gebruiken om het je makkelijker te maken. Hier zijn veel opties in:
Calendly
Zo kun je via Calendly je afspraken door een klant rechtstreeks laten plannen in je online agenda, zonder dat je er zelf aan te pas hoeft te komen. Hoeveel mailtjes heen en weer scheelt je dat?! Als ze de afspraak willen afzeggen of verzetten kan dit ook helemaal via dit systeem. Jij krijgt te zien wat er in je agenda gebeurt, kan tijden openzetten waarop een afspraak gepland kan worden en verder hoef je niks te doen.
Trello
Ook kun je je klanten een plek geven waar je op vaste momenten in de week hun vragen beantwoordt. Bijvoorbeeld in een eigen bord in Trello of andere samenwerkingstool. Als ze een vraag hebben, kunnen ze het er meteen inzetten en hoeven ze niet bang te zijn het te vergeten. En jij kijkt er op de afgesproken momenten naar en beantwoordt dan meteen alle vragen achter elkaar. Win win!
Voxer
Ook in bijvoorbeeld Voxer kun je berichten binnen laten komen en versturen. Het lijkt een beetje op Whatsapp, omdat je er ook in kan chatten, gesproken berichten kan sturen en bijlages in kan versturen. Als je Whatsapp veel privé gebruikt en je voor zakelijks iets apart wil hebben dan is Voxer een fijne optie. Ook hier kun je weer afspraken over maken wanneer je de berichtjes beantwoordt.
Houd er even rekening mee dat je met een gratis account berichten maximaal 30 dagen kunt bewaren en terugluisteren. Dit kun je eventueel oplossen door een betaald account aan te gaan. (Voor de prijzen, zie de website). Er zijn natuurlijk ook andere opties, zoals bijvoorbeeld Slack.
Notificaties en focus
Voor jezelf kun je nog kijken welke notificaties je uitzet. Wanneer je je telefoon even op vliegtuigstand zet als je aan het werken bent of je een app gebruikt (bv Forest) om ongestoord voor een bepaalde tijd aan iets te werken. Als je niet ziet dat er iets binnenkomt, raak je ook niet geneigd om er iets mee te doen.
Verder kun je ook bewust ruimte in je agenda plannen voor onverwachte zaken. Je dag voor de volle 100% volplannen is nooit een goed idee. Hoeveel dagen lopen er nu precies volgens plan?….Juist 😉
Als regel kun je aanhouden om elke dag minimaal 1 a 1,5 uur voor spoedjes, afmaken van werk en onverwachte zaken vrij te houden.
En nu nog doen
Uiteindelijk heb je het zelf in de hand. Mag je van jezelf grenzen aangeven en hoe doe je dit? Ik hoop je met deze tips over omgaan met storen en onderbrekingen goed op weg geholpen te hebben. Goed zorgen voor jezelf en je tijd is belangrijk. Zowel voor jezelf, maar zeker ook voor je klant!
Heb je nog wat hulp nodig? Bijvoorbeeld bij het gaan gebruiken van de genoemde tools of om even te sparren? Neem gerust contact met me op! Als VA vind ik dit werk het leukste dat er is en help ik je graag verder.
Fijne dag!
Evelien
No Comments