Als er 1 app is waar ik niet meer zonder kan, dan is het wel Todoist. Deze takenlijst-app werkt echt zó goed om overzicht te houden, te plannen en altijd alles bij de hand te hebben. Als je laatst m’n blog gelezen hebt over het maken van een Braindump dan weet je dat je na een Braindump waarschijnlijk een hele waslijst hebt aan taken, niet-te-vergeten-dingen, boodschappen, te versturen mails etc. Maar hoe krijg je hier nu overzicht in? En hoe zorg je dat ook werkelijk gedaan wordt wat nog moet gebeuren.
Wat is er mogelijk in Todoist
Daar hebben we gelukkig Todoist voor! (Nee, ik word hier niet voor betaald 😁) Je kunt voor deze handige to-do-app een account aanmaken op de website en een app downloaden op het apparaat dat je vaak gebruikt (zoals je mobiele telefoon of Ipad). Alles wordt onderling gesynchroniseerd, waardoor je deze app dus zowel op je laptop als op je mobiel kunt gebruiken, zonder dat er dingen kwijtraken of dubbel in komen te staan.
Projecten en subprojecten
De app is opgebouwd uit door jezelf aan te maken projecten. Je kunt dit zien als een soort mappen voor verschillende categorieën. In deze mappen kun je subprojecten en secties aanmaken en je kunt er al je taken in kwijt. Bijvoorbeeld een project Werk met als subprojecten de verschillende onderdelen van je werk (administratie, contact, financieel) of mensen waarmee je werkt. Maar ook het project Thuis is een idee met als subproject bijvoorbeeld Huishouden. Voor alle klusjes die steeds terugkomen, maar die je vergeet te doen als je ze niet opschrijft en inplant.
Door het typen van een # gevolgd door de projectnaam wanneer je een taak invoert, komt je taak meteen in de goede map te staan, erg handig! Voer je geen projectnaam in dan komt je taak in de Inbox te staan. Dit werkt goed als je even snel wat wilt invoeren en je op een later moment de juiste dag en projectnaam eraan wilt toevoegen.
Je scherm ziet er dan op je laptop bijvoorbeeld zo uit:
Links zie je een voorbeeld van de lijst met projecten. Rechts komt de inhoud van je project te staan wanneer je er in de lijst op klikt. Elk bolletje is een taak die je af kunt vinken.
Binnen je project kun je dan nog subprojecten aanmaken. Dit zie je hierboven bijvoorbeeld bij Thuis. Hieronder staan nog de subprojecten Huishouden, Administratief en Extra huishoudelijk. Dit maak het makkelijker om overzicht te houden. Je kunt hier in schuiven en aanpassen en ben je helemaal klaar met je project, dan kun je het archiveren.
Secties kun je gebruiken als je project uit verschillende stappen of onderdelen bestaat. In een project Thuis, subproject Verbouwing keuken kunnen bijvoorbeeld de secties zijn: Inventariseren (daaronder zet je alle taken die je moet doen om te weten wat je nodig hebt voor je nieuwe keuken), Beslissen (alle taken zoals naar de keukenspeciaalzaak gaan, welke keuzes je moet maken en de aankoop) en Uitvoering (alle taken die nodig zijn om uit te voeren voor het eindresultaat). Secties brengen dus overzicht binnen een project.
Taken en subtaken
Taken toevoegen gaat super makkelijk. Todoist werkt met automatisch begrijpen waardoor snel invoeren mogelijk is. Een taak starten doe je door op de + te klikken bovenaan of alleen een q in te toetsen. Ook kun je snel invoeren door middel van een widget op je telefoon. Deze ziet eruit als een Todoist logo met een plusje erbij. (Widgets zijn de kleine toepassingen die je op het startscherm van je telefoon kunt zetten. Zoals bijvoorbeeld de zoekbalk voor Google of het weerbericht. Als je zoekt op Widgets in je telefoon zie je wat er mogelijk is.)
Je kunt dan beginnen met typen. Bijvoorbeeld: Morgen contact opnemen met Marja over nieuwe project #contact. In de app wordt deze taak dan automatisch morgen ingepland en (mits je een project contact hebt aangemaakt natuurlijk 😄) wordt dit ook gelijk aan het juiste project toegevoegd.
Zo kun je precies instellen wanneer en hoe lang een taak uitgevoerd moet worden, wát je precies moet doen en het wordt overzichtelijk geordend. Verder kun je met de premium versie (toen ik het kocht €36,- euro per jaar) nog bijlages, afbeeldingen, opmerkingen of links toevoegen. Super makkelijk als je bijvoorbeeld nog iets moet kopen en je de webshop niet wilt vergeten waar je het gezien hebt. Je voegt dan bijvoorbeeld de link of een afbeelding van wat je wilt kopen toe.
Ook kun je met de premium versie labels en filters toevoegen om een taak makkelijk terug te vinden. En prioriteit toekennen aan een taak waardoor je belangrijkste taken in de goede volgorde komen te staan. De app is ook zonder deze functies goed te gebruiken, maar ik heb veel plezier van deze upgrade.
Dagoverzicht en aankomend
Daadwerkelijk zien wat er vandaag moet gebeuren doe je met het dagoverzicht: Vandaag. Deze geeft alle taken weer die je voor deze datum hebt ingepland. Daardoor hoef je niet elk project steeds door te lopen om in de gaten te houden wanneer iets moet gebeuren. Top toch?!
Je kunt hier fijn in afvinken wat je allemaal gedaan hebt en lukt het vandaag niet, dan kun je het heel snel verplaatsen naar morgen of een andere dag. Je kunt je taken handmatig in volgorde verschuiven en, als je premium hebt, er verschillende prioriteiten aan toevoegen.
In Aankomend zie je een weekoverzicht van de komende taken:
Hierin kun je zo ver vooruit kijken als je wilt en op de dag klikken waarvan je de taken wilt bekijken. Als je terugkerende taken hebt ingevoerd, komen ze hierin te staan.
Handige tips
Wat ik erg handig vind zijn de terugkerende taken (ingesteld op datum “elke dag”): Iets lezen/leren, Nog nakijken en Boodschappen. Bijvoorbeeld in de taak Boodschappen doen zet ik in de opmerkingen alles wat ik moet halen. Je kunt dit steeds aanvullen en hebt het altijd bij de hand.
In de taak “Iets lezen/leren” maak ik subtaken aan. Achter elke subtaak zet ik een link naar een Youtube video die ik nog wil bekijken of een Podcast die ik nog wil luisteren. (premium functie) Deze taak komt dan elke dag terug en ik kan met 1 klik gaan lezen/kijken/luisteren wat ik wil. En het afvinken als het gedaan is.
Terugkerende taken kun je op verschillende manieren maken. Bijvoorbeeld door het intypen van “elk jaar”, “elke maandag van de maand” of “23 december tot 26 december”. Nog veel meer van dit soort handigheden vind je op de site van Todoist.
Overzicht hebben
Ik hoop dat ik je zo een goed beeld heb gegeven van wat er allemaal mogelijk is met Todoist en hoe het je kan helpen om meer overzicht te krijgen en meer voor elkaar te krijgen met minder moeite. Heb je nog vragen, stel ze gerust! En gebruik je Todoist al en weet je nog een handige tip, ik hoor het graag.
Fijne dag!
Evelien
No Comments