Je prioriteit bepalen, misschien wel het lastigste gedeelte van plannen. Want wat als alles belangrijk lijkt? Hoe weet je dan waar je als eerste mee moet beginnen? Is het die belangrijke deadline voor je werk, je sportmoment dat je niet steeds wil skippen of de activiteit waar je kind dolgraag naartoe wil gaan?
Gelukkig zijn er verschillende manieren om uit te vinden waar je het beste voorrang aan kan geven. Maar laten we beginnen met wat prioriteiten zijn en waarom prioriteiten bepalen soms zo moeilijk is.
Wat is een prioriteit
Wist je dat het eigenlijk gek is dat we steeds praten over prioriteiten? Want de betekenis van prioriteit is: ‘datgene dat voorrang krijgt of hoort te krijgen’. Je bepaalt bewust wat het belangrijkste is en dat ga je vervolgens als eerste doen.
Als je het goed bekijkt kan dat ‘allerbelangrijkste’ natuurlijk geen meervoud zijn. Je kan maar 1 ding tegelijk (goed) doen. Maar omdat we steeds meer taken en verantwoordelijkheden krijgen, is dat prioriteiten er langzaam ingeslopen. We hebben het gevoel dat er steeds meer is dat het allerbelangrijkste is, zowel thuis, in sociale contacten en op je (vrijwilligers)werk.
Waarom is een prioriteit bepalen belangrijk?
Je kan je tijd, energie en aandacht maar 1 keer besteden. Daarom is het belangrijk om onderscheid te maken in je taken en verantwoordelijkheden, zodat je zeker weet dat wat voor jou het allerbelangrijkste is als eerste aan bod komt.
Het is niet zo dat je op die manier ineens álles gedaan krijgt. Je zult nog steeds keuzes moeten maken wat je wel en niet doet. Je aandacht, tijd en je belastbaarheid zijn altijd punten om rekening mee te houden. Waar het wel voor zorgt, is dat je meer van het juiste doet. Dan hou je er een voldaan gevoel aan over. Niet geheel onbelangrijk toch?!
Waarom het soms lastig is
Als prioriteiten stellen ervoor zorgt dat je meer rust en overzicht krijgt, waarom voelen we ons dan toch vaak niet zo? Ik denk dat dat meerdere oorzaken heeft.
- Prikkels van buitenaf
Heb je je taken voor een dag helemaal top gepland, komt er ineens van alles tussendoor. Een belangrijk mailtje, een kind dat ziek naar huis komt of een collega die een ‘dringende’ vraag heeft. Je eerste neiging is dan alles te laten vallen en alleen maar te gaan reageren. (In het geval van je zieke kind is dat natuurlijk heel logisch 😉 ) Het je aan je prioriteiten houden is dus best een uitdaging. - Wat is nu belangrijk
Ook vergt het wat oefening om te bepalen wat echt belangrijk is. Vaak voelt het alsof hier geen verschil in zit en alles even belangrijk is. Dan eindig je met een lange takenlijst die nooit afkomt en hou je geen goed gevoel over aan je dag.
Ook kan het zijn dat je je doelen niet helemaal duidelijk hebt. En als je niet weet waar je ‘zijn moet’, dan weet je ook niet hoe je er kan komen. - Je keuzes zijn niet altijd logisch
Er kunnen meerdere redenen zijn waardoor je keuzes maakt die niet logisch zijn. Je wil anderen niet teleurstellen en laat alles vallen om te helpen. Of je gaat eerst voor de makkelijke taken en schuift daardoor je meer belangrijke taken vooruit. Of je voelt je prut en hebt weinig ‘ruimte’ voor taken die eigenlijk prioriteit moeten krijgen.
Het is goed om eens na te gaan waarom prioriteiten stellen en halen bij jou (niet altijd) lukt. Dit maakt het veranderen van je situatie een stuk makkelijker. Alles begint met inzicht.
Je prioriteit bepaal je op deze manieren
Het is belangrijk dat we niet méér prioriteiten stellen, maar juist minder. Het is niet zo gek dat mensen, die heel succesvol zijn in wat ze doen, vaak maar op 1 gebied actief zijn.
(Heb jij wel eens een top-chirurg gezien die ook nog een popster of profvoetballer is?)
Tijd dus om te bepalen wat jouw tijd, aandacht en energie verdient. En daarbij kun je gebruik maken van deze 2 technieken:
Moet ik dit nu doen
Stel jezelf de vraag “Moet ik dit nu doen?”, bij iedere actie, taak of verzoek waarvan je twijfelt of het prioriteit moet krijgen. Stel de vraag 5 keer en leg de klemtoon steeds op een ander woord:
1. Moet ik dit nu ?????
Is het een actie die je uit kunt voeren? Of is het alleen informatie? Als er geen actie te bedenken is bij deze prioriteit, kun je het dus laten voor wat het is. Je hoeft de volgende vragen dan ook niet meer te stellen. Is er wel een actie, ga dan naar vraag 2.
2. Moet ?? dit nu doen?
Ben jij de beste persoon om dit te doen? Of is er iemand die het beter of sneller kan. Die er meer tijd voor heeft of die de beste kwaliteiten heeft voor deze actie? Kijk of je de taak dan kunt delegeren. Ga anders verder naar vraag 3.
3. Moet ik ??? nu doen?
Is deze actie het meest efficiënt en effectief? Of is er misschien een betere en snellere oplossing mogelijk?
4. Moet ik dit ?? doen?
Heeft deze taak echt zoveel haast dat het nú moet gebeuren? Wat zou er gebeuren als je het later doet of helemaal niet? Veel taken lijken dringender dan ze daadwerkelijk zijn. Als je duidelijk hebt wanneer je dit het beste kunt doen, plan het dan meteen in.
5. ???? ik dit nu doen?
Moet je dit of wil je het? Veel dingen voelen als “moeten”, maar blijken toch niet zo belangrijk als we ze maken. Door van “moeten” naar “willen” te gaan denken, kijk je wat er overblijft in je taken. Wat is er echt noodzakelijk en wil je zeker gedaan hebben?
Je kan je hierbij ook bedenken of deze taak of actie ervoor zorgt dat de rest overbodig wordt. Dan weet je zeker dat deze taak prioriteit hoort te krijgen.
De Eisenhower Matrix
Een andere manier om je prioriteit te vinden is met de Eisenhower Matrix. Hiermee maak je een onderscheid in wat dringend is en belangrijk. Deze techniek komt van de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. Misschien heb je deze quote van hem wel eens gehoord:
“Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit dringend”
Dwight d. Eisenhower
Dringende zaken lijken belangrijk, maar zijn het vaak niet. Om erachter te komen hoe dringend of belangrijk je taken zijn, kun je de Eisenhower Matrix invullen.
Loop daarvoor onderstaande acties door:
Maak een lijst van alle taken die je te binnen schieten.
Dit kun je bijvoorbeeld doen door een braindump te maken, je mail en je planner door te kijken en in je administratie te zoeken naar taken.
Kijk in welke van de 4 categorieën een taak valt:
Bedenk in welke categorie elke taak valt en schrijf het cijfer van de categorie ernaast.
1. Belangrijk en Urgent
Dit zijn taken en acties waarbij je meteen moet handelen. Zoals belangrijke afspraken, taken met een deadline, het oplossen van een probleem of conflict. Deze hebben prioriteit en moet je gelijk doen.
2. Belangrijk en Niet Urgent
Deze categorie is net zo belangrijk als de eerste, maar komt vaak ergens aan het einde van je lijstje. Het zijn dingen als een goede planning maken, weten wat je doelen zijn, zorgen voor genoeg ontspanning en rustmomenten en al je taken die ervoor zorgen dat de boel blijft draaien. Plan dit alles op het juiste moment in.
3. Niet Belangrijk en Urgent
Dit is de categorie met de instinkers. Het zijn alle onderbrekingen, telefoontjes en mailtjes met verzoeken en vragen die voor een ander urgent voelen, maar dat voor jou niet zijn. Het is dan ook de kunst om goed te blijven kijken of dit een prioriteit is voor jou. Deze categorie mag je met een gerust hart delegeren.
4. Niet Belangrijk en Niet Urgent
Hier valt alles onder dat je afleidt en waar je weinig aan hebt. Denk aan spam, eindeloos scrollen door social media of Netflixen en alle kleine losse taken die je eigenlijk alleen maar doet om je tijd op te vullen. Kijk eens goed wat voor jou de valkuilen zijn en schrap deze. Of kies er bepaalde momenten voor uit waardoor de rest niet in de soep loopt.
Zorg dat je niet alleen maar urgente taken op je lijst hebt staan
Kun je ervoor zorgen dat je eerder aan taken begint, zodat ze nooit urgent worden? En kun je een deel van deze taken misschien ook delegeren of minder uitvoeren? Bedenk ook eens of deze taak écht nu moet, of dat het misschien toch wel wat later kan. Want als je alleen maar urgente taken hebt, hou je geen ruimte over voor Belangrijke en Niet Urgente taken, die ook nodig zijn.
Plan nu je prioriteiten in
Je hebt nu een goed overzicht van wat dringend of belangrijk is. Nu kun je deze dingen op een voor jou fijne manier inplannen. Ben niet bang om het niet goed te doen. Pas als je je taken gaat uitvoeren, ga je vanzelf ontdekken of je de juiste keuzes hebt gemaakt. Je leert veel van het gewoon gaan doen.
Klaar? Plannen maar!
Wil je weten hoe je kan plannen en welke keuzes je hierbij hebt? Lees dan ook mijn blogs over het maken van een ideale weekplanning, het werken met time blocking, of het gebruiken van een planner en een to-dolijst app.
Ik hoop dat je hiermee wat meer inzicht hebt in wat je prioriteit is en hoe je dit kan bepalen als je twijfelt. Welke manier ga jij proberen?
[mailerlite_form form_id=6]
No Comments