Misschien heb je m’n handige 5-daagse mailreeks doorlopen en weet je nu zeker: ik ben klaar om te gaan werken met een Virtual Assistant. Je hebt je energievreters in kaart gebracht, weet wát je wil gaan uitbesteden en welke VA hier het beste bij past en je hebt de workflows al klaarliggen voor een efficiënte samenwerking. Top!
Maar dan kom je bij het volgende: hoe ga je die Virtual Assistant nu betalen? Wat zijn de mogelijkheden en wat past bij jouw situatie? Have no fear, Eefficiënter is here 😉. Ik neem je mee in de meest voorkomende mogelijkheden.
5 manieren om je virtual assistant te betalen
Als je jouw toekomstige VA gaat kiezen, is het slim om ook te kijken hoe zij graag betaald wil worden en met welk systeem zij werkt. Want dit moet natuurlijk ook passen bij hoe jij het liefste werkt.
Kort gezegd zijn er 5 meest voorkomende manieren waarop VA’s hun werkzaamheden laten vergoeden:
- Uurtje factuurtje
- Met een projectprijs
- Door middel van een strippenkaart
- Met een abonnement
- Gebaseerd op behaalde doelstellingen of targets
De laatste optie zal je niet vaak tegenkomen. Iedereen wil natuurlijk gewoon betaald worden op basis van de gemaakte uren en inspanning, maar voor de volledigheid voeg ik hem even toe.
Als je het aan VA’s zelf vraagt, krijg je hele wisselende antwoorden bij de vraag welke manier van betalen het fijnst is. De een zweert bij uurtje factuurtje en de ander werkt alleen nog maar op abonnementsbasis. Het heeft dan ook allemaal zijn voor- en nadelen. Laten we ze even doornemen.
Uurtje factuurtje
Zelf werk ik nog op basis van een uurtarief. Het voordeel hiervan vind ik dat de drempel lager is om met iemand te starten. Je zit als klant niet vast aan een abonnement en hoeft nog geen betaling vooruit te doen (strippenkaart). Je bent hierdoor erg flexibel.
Wel is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Hoeveel uur in de week ben je ongeveer beschikbaar als VA. Wat zijn de verwachtingen van beide kanten. Het is belangrijk dat dit goed vastgelegd is in de algemene voorwaarden/overeenkomst van opdracht van de VA. (Dit geldt natuurlijk voor alle manieren van betalen)
Het voordeel voor de klant is dat je echt alleen hulp in kan vliegen als het nodig is en hierdoor op een laagdrempelige manier met een samenwerking kan starten. Het nadeel voor een VA is dat je hierdoor niet zeker bent van inkomsten en het soms best puzzelen is om je week vol te krijgen. Dit kan ook een nadeel voor de klant zijn: er wordt niet standaard tijd voor je gereserveerd als je dit niet afspreekt, dus je bent afhankelijk van hoe vol de VA zit.
De gemaakte uren worden meestal bijgehouden in een tool als Toggl of het boekhoudprogramma van de VA en gedeeld met de klant. Op basis hiervan wordt volgens afspraak (op welke termijn) een factuur gestuurd na afloop van het werk.
Wat ook wel eens gedaan wordt, is een korting aanbieden op basis van een bepaald aantal gewerkte uren per week. Bij mij is het tarief bijvoorbeeld iets lager als je gemiddeld 4u of meer bij me afneemt per week. Ik vind het voordeel van op vastere basis samenwerken, dat je echt feeling krijgt voor het bedrijf en de ondernemer met wie je werkt. Hierdoor wordt de samenwerking snel makkelijker en leuker.
Een projectprijs
Voor sommige projecten of taken kan er een vast tarief worden afgesproken tussen de VA en de klant. Dit tarief wordt bepaald op basis van de aard en complexiteit van het project en is niet afhankelijk van het aantal uren dat de VA eraan besteedt. Denk aan het bouwen van een website of het opzetten van een online leeromgeving.
Deze projectprijs geeft je duidelijkheid over de kosten en is handig bij het plannen van het budget voor jou als klant.
Met een strippenkaart
Werken met een strippenkaart kan voor zowel de klant als een VA handig zijn. Als klant koop je alvast een bepaald aantal uren (taken) bij een VA. Je betaalt vooraf voor het pakket (bijvoorbeeld in strippen van 2, 5, 10 of 20 uur) en gebruikt de uren wanneer je ze nodig hebt.
Als het goed is, worden er voorwaarden afgesproken bij zo’n strippenkaart. Bijvoorbeeld over hoelang de geldigheid van je kaart is (je uren kunnen vervallen) en hoe snel dit ingezet kan worden. Hoe de VA bijhoudt welke uren ze gemaakt heeft en waar jij kan zien hoeveel tijd er nog over is.
Vaak wordt er per kwartier “afgestempeld” en je VA zal na overleg over wat er gedaan moet worden een indicatie geven over hoe lang ze denkt dat de taak duurt. Zo weet jij altijd waar je aan toe bent. Ook kunnen jullie afspreken dat de VA even een seintje geeft als de kaart bijna op is.
Best veel flexibiliteit en duidelijkheid dus in deze manier van betalen van je Virtual Assistant. Mits je het niet erg vindt om de resterende strippen in de gaten te houden. Het is voor jou als klant ook een fijne manier om te kunnen testen of een VA bij jou past.
Een abonnement
Wil je een meer langdurige samenwerking aangaan en zeker zijn dat jouw VA een bepaald aantal uur in de week tijd voor je heeft, dan is een abonnement your way to go.
Hoe jullie dit invullen, is afhankelijk van wat de VA aanbiedt en wat jullie op basis daarvan afspreken. Je kan denken aan 1, 2, 4 of meer uur per week. Je ziet dit vaak bij werkzaamheden die structureel terugkomen, zoals het bijhouden van technische zaken of het beheren van een agenda en mailbox. Maar het kunnen ook heel wisselende activiteiten zijn.
Met een abonnement weet je allebei waar je aan toe bent qua uren en kosten.
Resultaatgerichte betaling
Wat niet vaak voorkomt, maar ik wel even wil noemen, is de resultaatgerichte betaling. Je ziet dit wel eens bij projecten die gericht zijn op het binnenhalen van leads of het vergroten van het aantal volgers op social media. Je kan dan onderling afspreken dat de VA betaald wordt op basis van het resultaat van de werkzaamheden.
Zelf denk ik dat het dan wel belangrijk is om een basistarief af te spreken. Niemand wil voor niks werken. Het kan wel een leuke aansporing zijn om alles uit het project te halen. Voor de klant een mooi resultaat en voor de VA een extra beloning.
Maar nogmaals, deze vorm zal je niet veel tegenkomen.
Welke manier om een VA te betalen past bij jou
Ik hoop dat ik je zo duidelijkheid heb kunnen geven over welke vormen van het inhuren van een VA er zijn. Welke manieren er zijn om je Virtual Assistant te betalen en wat hiervan de voor- en nadelen zijn. Heb je nog vragen, stel ze gerust!
Fijne dag!
Evelien
No Comments