Je hoofd is bedoeld om uitvoerend werk te doen en niet om dingen te herinneren en in op te slaan. Daarom is het hebben van een goed werkend systeem om al je taken, afspraken en herinneringen in te bewaren erg belangrijk. Alleen hebben veel mensen alleen al bij het woord planning of structuur aanbrengen zin om hard weg te rennen. Jij ook?
Vandaag deel ik met je waarom het slim is om hier tóch even tijd in te steken. Het werkt zoveel fijner als je rust en overzicht hebt! Met een realistische en werkende planning kun je dit bereiken! Kom je er na het lezen van deze blog niet uit en wil je er liever samen naar kijken hoe jij een voor jou werkende planning kan maken? Neem dan gerust contact met me op via de comments onder deze blog of met een mailtje!
Waarom het maken van een planning belangrijk is
Het maken van een takenlijst gaat ons meestal wel goed af. Je gaat er even voor zitten, schrijft alles op wat er in je opkomt en voor je het weet heb je 3 A4-tjes vol to-do’s, maar geen idee waar te beginnen. Help!
Hoe zorg je er nu voor dat:
- je weet waar je to-do’s naartoe leiden? Hebben ze een groter doel en hoe kom je daar?
- het duidelijk is wat prioriteit heeft en wat niet zo belangrijk is?
- je een idee hebt wat je wanneer moet doen voor het beste resultaat?
- overweldiging je niet te pakken krijgt?
- je je dagen niet te vol plant en je planning realistisch is?
Het antwoord op deze vragen is belangrijk. Het is het verschil tussen als een kip zonder kop je to-dolijst proberen af te vinken en gericht actie ondernemen en je dag afsluiten met een voldaan gevoel. Gelukkig is het niet moeilijk om hier iets in te verbeteren.
De manier om een goede, werkende planning te maken
Het grote verschil tussen een to-dolijst en een planning is dat een to-dolijst een lijstje met opgesomde (kleine) taken is en een planning een echt plan van aanpak. Wannéér ga je wát doen en voor hoe lang.
De eerste stap is bedenken waar je je planning in wil maken. Werk je graag met een online agenda zoals bijvoorbeeld Google Calendar waarin je je hele dagen plant of gebruik je een online agenda voor het noteren van afspraken en werk je je dagen het liefst uit in een papieren planner? Voor mij werkt dat laatste het fijnst en ik gebruik hiervoor de planner van structuurjunkie.
Kies iets wat makkelijk vol te houden is, omdat het het beste bij je past en zorg dat je er een fijne routine van kan maken. Als er een goed systeem in zit, weet je zeker dat je geen afspraken of taken gaat missen.
Weten wat je wil bereiken
Daarna is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je wil bereiken. Allerlei random to-do’s zijn leuk en je kan hier heel ‘druk’ mee zijn, maar als het je niet brengt bij wat je wil bereiken, dan heb je er niet veel aan. Dan ga je geen voldaan gevoel overhouden aan je dag.
Neem dus eens de tijd om op te schrijven wat écht belangrijk voor je is. Wat wil je de komende tijd gaan bereiken en ervaren en hoe wil je je voelen? Hoe kom je daar? (Wat is ervoor nodig om te gaan doen?) Lees ook even waarom het beter werkt om een procesdoel te stellen in plaats van een resultaatdoel.
En heb je ook al eens nagedacht over jouw ideale dag- of weekplanning? Welke dingen mogen er niet ontbreken in jouw dag of week en op welke momenten wil je werken, ontspannen en dingen doen die voor jou belangrijk zijn?
Prioriteiten bepalen
Nu je weet wat je wil bereiken, is het belangrijk om prioriteiten te gaan bepalen. Schrijf eerst alle stappen (taken) uit die nodig zijn om je doel te halen. Zet ze dan in een logische volgorde en bepaal wat belangrijk is om als eerste uit te voeren. Vind je dit lastig? Geen probleem! In deze blog over prioriteiten bepalen lees je alles om ermee aan de slag te gaan.
Geef het een datum
Nu ga je je prioriteiten inplannen. Denk hierbij goed na over hoe lang je denkt dat een taak gaat duren en plan de tijd dan iets ruimer in. We hebben er namelijk een handje van om de benodigde tijd te rooskleurig in te schatten. 😉 Geef je taak nu een datum en tijd door in je agenda te kijken welke tijdsblokken je hebt om eraan te werken en het daar op te schrijven.
Het voordeel van een online agenda is dat het noteren en verplaatsen van taken sneller gaat digitaal. Het voordeel van een papieren planner vind ik, dat je hem naast je kan leggen als je aan het werk bent en je niet nóg een tabblad open hebt staan.
Een realistische, werkende planning maken
Kijk nu eens naar hoe je planning eruitziet. Hoe vol is het gepland? Heb je ook aan je rust- en beweegmomenten gedacht en is er ruimte voor uitloop van taken en onverwachte gebeurtenissen? Allemaal belangrijke zaken voor een realistische en werkende planning, maar daar gaan we wel eens aan voorbij als we ergens enthousiast over zijn of vinden dat iets móet.
Heb je moeite met het maken van een realistische planning? Gelukkig is het te leren om je tijd realistisch in te schatten! Het voordeel is ook dat wanneer je een paar werken gepland en uitgevoerd hebt, je goed gaat zien wat werkt en wat niet.
Je systeem bijgewerkt houden
Om je systeem bijgewerkt te houden, is het belangrijk om er een bepaalde regelmaat en structuur voor te hebben. Zo maak ik elk weekend een weekreview om te kijken hoe m’n planning en week is verlopen. Wat ging goed, wat wil ik anders doen en waar had ik niet op gerekend?
Met deze uitkomsten is het steeds makkelijker om de planning voor de week erna te maken. Dit doe ik dan ook meteen daarna. En elke ochtend bekijk ik wat er die dag op de planning staat en werk ik het eventueel bij als er dingen veranderd zijn. Het scheelt je veel denkwerk en tijd om op deze manier te plannen en het geeft veel rust om te weten waar je aan toe bent.
Klaar? Plannen maar!
Ik hoop je hiermee tips te hebben gegeven om een goede, werkende planning te kunnen maken. Wat vind jij het lastigste aan plannen? Ik hoor graag van je!
Fijne dag!
Groetjes Evelien
No Comments