Waarom je een takenlijst en agenda naast elkaar gebruikt

Een agenda en je takenlijst, misschien gebruik je ze al allebei en misschien nog niet. Dan is het het overwegen wel meer dan waard, want deze combinatie werkt namelijk als een trein!

Je (papieren of digitale) agenda helpt je om te besluiten waar je je tijd aan besteedt en wanneer. Het geeft inzicht in hoeveel tijd je beschikbaar hebt en geeft een overzicht van je verplichtingen zoals afspraken en vergaderingen. Je takenlijst, op papier of bijvoorbeeld een app zoals Todoist (waarover ik je hier meer vertelde), helpt je om niks te vergeten. Het is een overzicht van alles, groot en klein, dat je nog moet doen. Dat klinkt misschien als hetzelfde, maar dat is het niet.

Agenda

Je begint altijd bij je agenda: welke afspraken heb je staan en wat ga je doen? Je noteert in je agenda met wie je afspreekt, waar en wanneer. En wat is het doel van die afspraak? Vergaderen, koffie drinken, sporten of iets anders. Het gaat meestal om taken/afspraken die een half uur of langer in beslag nemen en die zeker op of vóór een bepaald moment moeten gebeuren. Daar reserveer je dus tijd voor.

Takenlijst(app)

Op je takenlijst staan allemaal losse taken die je, indien nodig, vaak nog makkelijk kunt verschuiven. Zoals bijvoorbeeld nieuwe inktcartridges bestellen, je badkamer een grote schoonmaakbeurt geven of de notulen van een vergadering uitwerken. Je kunt ze tussendoor doen als je ruimte vrij hebt in je agenda.

Als je taak belangrijk is, kun je hem voorzien van een datum (in je app) om zo meer overzicht te krijgen. Je krijgt dan per dag een lijstje met taken die je zou kunnen of moeten doen. Het voordeel van een app gebruiken, is dat je heel makkelijk dingen kan verplaatsen, herinneringen kan instellen en extra informatie aan een taak kan toevoegen, zoals bijvoorbeeld foto’s, links naar websites of documenten die je nodig hebt voor je taak.

Waarom een agenda en takenlijst(app) allebei gebruiken

Als je al je taken in je agenda zou zetten, dan zou je waarschijnlijk ruimte tekort komen en snel overweldigd raken. Want als je opschrijft: planten water geven, zorgverzekering nakijken, afwassen, verslag afmaken, was opvouwen en rekening tandarts betalen, dan klinkt dat als heel veel. Maar alles bij elkaar ben je er waarschijnlijk maar een uur tot 1,5 uur mee bezig.

Schrijf je dit allemaal op dan wordt je agenda een onoverzichtelijk zooitje. Wat je in plaats daarvan kunt doen, is deze taken in je takenlijst(app) zetten. En in je agenda plan je dan een uurtje voor “huishoudelijke taken” of “administratie”. Je hebt er nu tijd voor vrij gemaakt in je agenda en door je takenlijst zie je precies wát er binnen die tijd moet gebeuren. (En je kunt het daar ook heerlijk afvinken. 😁)

Overzicht houden in je agenda en takenlijst

Om te zorgen dat je niks over het hoofd ziet, is het handig om een moment in de week te kiezen om je agenda door te nemen voor de komende week. Welke afspraken heb je staan en waar wil je aan werken? Wat heeft de komende week prioriteit voor je? En vergeet niet om ook meteen tijd voor jezelf te plannen! (Weet je nog?)

Reserveer tijd voor taken die gedaan moeten worden. Je loopt even door je takenlijst en kijkt of er dingen zijn blijven liggen of dat er taken zijn die nu (wel) urgent zijn. Als je dit systeem zo bijhoudt, ben je altijd helemaal up-to-date en hou je een fijn overzicht.

Heb je nog vragen over plannen, agenda’s enzovoort, stel ze gerust! En heb je zelf een (andere) fijne manier van plannen en overzicht houden? Let me know!

Fijne dag,
Evelien