Lijstjes, ik ben er dol op! Volgens mij bestaan er ook weinig dingen waar je geen leuk lijstje van kan maken. Het begint al vroeg wanneer je elke jaar een verlanglijstje mag maken voor je verjaardag of Sinterklaas. En daarna zijn het vaak lijstjes met boeken om te lezen, plekken om te bezoeken of dingen die je kan doen als je je verveelt. Maar een checklist is wel de meest handige versie van een lijstje.
Waaruit bestaat een checklist
Een checklist is een lijstje met een doel. Een van de meest bekende manieren om het te gebruiken is denk ik wel een checklist voor het inpakken van je spullen voor een weekendje weg of vakantie. Je wil voorkomen dat je elke keer weer opnieuw moet bedenken wat en hoeveel van iets je nodig hebt. En je wil niet weer op de plaats van bestemming erachter komen dat het belangrijkste nog thuis op de keukentafel ligt.
Een checklist voor een weekendje weg bevat dus bijvoorbeeld per categorie wat je mee moet nemen: wat gaat er in je handbagage, een lijstje met spullen voor onderweg, (huishoudelijke) spullen voor je logeeradres en kleding en verzorgingsspullen per persoon.
Door zo’n lijstje steeds opnieuw te gebruiken en af te vinken wordt het steeds completer. Wat heb je gemist en wat heb je uiteindelijk niet gebruikt? De volgende keer dat je weg gaat, hoef je deze lijst maar uit te printen of (digitaal) af te vinken en je kan meteen aan de slag.
Waar kun je het allemaal voor gebruiken
The sky is the limit voor het gebruiken van checklists. Zowel voor je werk als voor privé zijn er handige lijstjes te maken. Kijk maar eens of er iets bij zit wat voor jou zou kunnen werken:
- een checklist voor het schrijven van een blog of nieuwsbrief
- een voor het afsluiten van je dag en het leegmaken van je inbox
- een checklist voor het maken van een weekly review
- of voor het doen van je belastingaangifte
- een checklist voor het huishouden
- of voor alle stappen van een verbouwing of verhuizing
Het gebruiken van een checklist bij een taak die steeds terugkeert en die langzaam routine wordt, vind ik zelf ook erg fijn. Denk aan het schrijven van deze blogs. Als je elke keer moet nadenken over de verschillende stappen die je moet doen, dan kost je dat veel tijd en energie en de kans dat je iets vergeet of een stap overslaat is groot. Daarom heb ik hier tijdens het schrijven van een blog een checklist van gemaakt door steeds zo kort mogelijk op te schrijven welke stap ik neem en in welke volgorde. Hier zie je een deel van deze checklist:
Waarom een checklist zo handig is
Een aantal voordelen zijn al kort voorbij gekomen. Het kan je echt op meerdere vlakken helpen om een fijne checklist te maken.
Tijd- en energiebesparend
Doordat je niet steeds alles opnieuw hoeft te bedenken en je gewoon je lijstje kan volgen, bespaar je tijd en energie. Je hoofd is niet bedoeld om alles in op te slaan, maar om dingen te bedenken en uit te voeren. Je beschikbare energie wil je niet besteden aan de hele tijd denken of je vergeten bent om je paspoort in te pakken, of je nieuwsbrief wel helemaal af en ingepland is of dat je de papieren voor je belastingaangifte wel compleet hebt.
Fouten voorkomen
Het is ook tijdbesparend, omdat je niet steeds iets op moet lossen dat je vergeten bent. Wéér terug naar de winkel of opnieuw gaan zitten voor je nieuwsbrief, omdat het toch nog niet af blijkt te zijn. Je voorkomt er ‘fouten’ mee, want je kan precies zien wat je al gedaan hebt en wat er nog moet gebeuren.
Ook zie je, door zo bewust bezig te zijn met alle stappen op je checklist, of dingen misschien makkelijker of sneller kunnen. Misschien zijn sommige taken wel dubbel of onnodig?
Overzicht hebben en delegeren
Een checklist geeft je dus een fijn overzicht en dat geeft rust. Je bent niet afhankelijk van je geheugen of energie of je je taak goed af kan maken. In een oogopslag kun je zien waar je gebleven bent. Dit maakt het ook makkelijker om eens iets uit te besteden, bijvoorbeeld als je ziek of afwezig bent. Iemand anders kan een duidelijke checklist zo stap voor stap volgen en je werk afmaken zonder jouw hulp.
Hierbij is het natuurlijk wel belangrijk dat alles zo duidelijk mogelijk omschreven is en er goed in staat waar de benodigdheden voor deze taak te vinden zijn. (Ook als je wil gaan werken met een virtual assistant of een persoonlijke assistent is dit erg handig!)
Goede gewoontes ontwikkelen
Wat nog een fijn voordeel is, is dat door het steeds volgen van je checklists iets een routine wordt. Dit is erg helpend voor het aanleren van goede gewoontes. Zo kan een checklist voor het maken van een weekly review bijvoorbeeld een goede gewoonte worden, waarbij je steeds even kijkt naar hoe je dingen doet, waar je dankbaar voor bent en wat je wil verbeteren. Zo blijf je op een positieve manier vooruitgaan!
Hoe maak je een goede checklist
Begin met het kiezen van een taak of project in je leven waar je vaak dingen vergeet of wat je veel energie kost. Iets waarvan je weet dat het makkelijker, efficiënter of sneller kan. Waar wil je een gewoonte van maken, wat in je werktaken kan je sneller en efficiënter laten verlopen of wat zou je thuis handiger kunnen doen? Voor welk project kun je een overzicht gebruiken om zeker te weten dat je alles geregeld hebt?
- Bijvoorbeeld het verwerken van je mail of het opruimen van je digitale bestanden
- Een inpaklijst voor je weekendje weg
- Een checklist voor het organiseren van een feestje of een bijeenkomst
Je checklists bewaren en gebruiken
Bedenk dan waar je de checklist gaat opslaan om het makkelijk te kunnen vinden en gebruiken. Ik gebruik voor vaste, terugkerende taken in het huishouden en voor het maken van content bijvoorbeeld Todoist. Hier kun je een taak aanmaken en hieronder allemaal subtaken maken en info toevoegen. In deze blog lees je meer over hoe Todoist werkt.
Maar ook Notion, Trello of een app als Things (voor macOS en iOS) zijn er erg geschikt voor.
Voor sommige dingen werken checklists op papier erg fijn. Voor het schrijven van een blog gebruik ik bijvoorbeeld een uitgeprinte checklist in een plastic insteekhoes en een whiteboardstift om af te kunnen vinken. Dit kun je steeds uitwissen en opnieuw gebruiken. Het voordeel hiervan vind ik dat ik niet nóg een tabblad open heb staan of afgeleid kan raken door wat er op m’n telefoon gebeurt. Ook een inpaklijst kun je makkelijk uitprinten en als papieren checklist gebruiken.
Maak je checklist zo makkelijk mogelijk en gebruik alleen de woorden en stappen die er echt toe doen. Gebruik ook werkwoorden om duidelijk te maken wat je actie precies inhoudt. (Bij alleen ‘inbox’ heb je geen idee wat je bij deze stap hoort te doen.) Een handig hulpmiddel is om te bedenken of je je checklist aan iemand anders zou kunnen geven zonder uitleg. Zou diegene dan kunnen uitvoeren wat erop staat?
Afvinken maar!
Ik hoop dat ik je wat inspiratie heb kunnen geven om meer gebruik te maken van checklists. Welke checklists vind jij handig en welke zou je nog wel willen gaan gebruiken?
Fijne dag!
Evelien
No Comments