Het grote voordeel van online ondernemer zijn: je kunt je dagen en vakanties precies zo indelen zoals het bij jou en jouw situatie past. Het grote nadeel: je moet wel op tijd op de rem trappen. 😉 Als je werk ook je passie is en zonder grenzen die je worden opgelegd zoals in loondienst, kun je jezelf nog wel eens voorbijlopen. Daarom is het slim om hier aandacht aan te besteden. Met de kerstvakantie in het vooruitzicht daarom deze blog over hoe je voorbereid met vakantie kan.
Hoe je voorbereid met vakantie gaat
De voorbereiding voor een stressvrije afwezigheid
Een heel belangrijk punt is communiceren. Laat iedereen op tijd weten wanneer je afwezig bent, wat er in geval van spoed gedaan kan worden, wanneer je weer terug bent en op wat voor een termijn je dan reageert. Let op! Zeg niet dat je de dag dat je weer aan het werk gaat meteen ook alle mails beantwoordt en taken weer oppakt.
Maak een overzicht van projecten en taken die nog opgepakt moeten worden vóór en in ieder geval de eerste week na de vakantie. Stel prioriteiten hierin. Is het écht nodig? Zorg dat je niet alles tot na de vakantie verplaatst, want dan verplaats je de stress alleen maar en begin je weer met 3-0 achterstand. Plan deze projecten en taken in met genoeg witruimte in je planning eromheen.
Het is slim om een afspraakvrije dag in te plannen in ieder geval de dag voor en na je vakantie. Deze dagen kun je dan besteden aan rustig afbouwen en weer starten.
Tools en automatiseringen
Gebruik tools en automatiseringen om dingen door te laten lopen tijdens je afwezigheid. Denk aan het inplannen van social media posts in een tool als Meta Business Suite, Later of Buffer. Maak content vooruit, zodat je nog steeds zichtbaar bent tijdens je vakantie. Of kies er bewust voor om hier ook een pauze van te nemen, omdat je anders ook geneigd bent steeds op social media te zitten tijdens je vakantie. Allebei is oké, mits het een bewuste keuze is. Denk hier dus even goed over na. Waar heb je behoefte aan?
Mails
Ook je mails kun je vooruitschrijven en inplannen. Bijvoorbeeld met updates of aanbiedingen (waar jij niet niet voor nodig bent om op te reageren). En door het gebruik van automatisaties in je e-mailmarketingtool en/of CRM systeem kun je ervoor zorgen dat zoveel mogelijk geregeld is zonder dat jij ervoor nodig bent.
Samenwerken en communiceren
Werk je samen met een VA of andere ondernemers waar je mee moet overleggen? Dan is een tool als Trello, Asana, Notion, Slack of ClickUp erg fijn. Je kan er taken in klaarzetten met deadlines en zorgen dat anderen precies weten wat er moet gebeuren terwijl jij er niet bent. Ik werk hiervoor zelf het liefst met Trello in een samenwerkbord. Zo goed als alle communicatie, het bijhouden van workflows en het uitwisselen van bestanden gaat via dit bord, ideaal! Ben je benieuwd hoe dit eruitziet? Stuur me gerust een berichtje, dan neem ik je erin mee.
Gebruik een chatbot als ManyChat op je site of je socials om toch zoveel mogelijk antwoorden te kunnen geven op veelgestelde vragen als jij afwezig bent. (Dit is wel al snel een betaalde variant.) Of zorg voor een hele goede FAQ pagina op je website, die ook bij de links in je Instagram bio vermeld staat.
Administratie
Vergeet niet om ook je facturen alvast klaar te zetten en eventueel in te plannen (via je boekhoudsoftware) om verstuurd te worden tijdens je vakantie. Delegeer het aan je VA om voor de facturen te zorgen of laat je klanten ruim van tevoren weten dat je met vakantie gaat en dat facturering mogelijk aangepast is. (Dat ze eerder of later komen en hoe het daarna verder loopt.)
Van deze tools en systemen heb je niet alleen bij het voorbereiden van een vakantie veel profijt. Het zorgt er ook voor dat je tijdens je werkweken meer tijd overhoudt voor de taken die jij echt graag wil en het beste kan doen.
Echt ontspannen en loslaten tijdens je vakantie
Het laatste wat je wil is half vakantie vieren en half werken als je echt even toe bent aan afschakelen van je bedrijf en aan fijn tijd doorbrengen met de mensen om wie je geeft. Daarom is het belangrijk om hier vooraf al even bij stil te staan.
Hoe ziet echt met vakantie zijn er voor jou uit
Wil je je mail tussendoor nog checken? Spreek dan met jezelf af hoe vaak en wanneer je dit doet. Krijg je heel veel inspiratie als je even weg bent van je bedrijf? Spreek dan met jezelf af dat je dit op een bepaald moment op mag schrijven. En beslis meteen of je het dan wel of niet al helemaal uit wil werken.
Reserveer een vast tijdsblok voor werk en daarbuiten tijd voor ontspanning als je het toch wil blijven combineren. (Bv tussen 8u en 10u werk je, omdat iedereen dan toch nog in de opstartmodus is. Na 10u berg je je werkspullen op.)
Het is allemaal goed, als het maar bij je past en het een bewuste keuze is. En als je maar weet dat je ondanks dit weer opgeladen begint na je vakantie. Weet je van jezelf dat dit niet lukt als je bepaalde apps op je telefoon hebt of wanneer je je laptop in de buurt houdt? Maak het jezelf dan makkelijker, door deze uit het zicht op te bergen. Of de apps (tijdelijk) van je telefoon te verwijderen.
Je grenzen communiceren
En communiceer aan de mensen om je heen hoe je je vakantie aan wil pakken. Je gezin/huisgenoten kunnen je zo helpen herinneren aan de grenzen die je je gesteld hebt. En de mensen met wie je werkt, weten zo ook precies waar ze aan toe zijn.
Lastig om af te schakelen?
Vind je het lastig om echt af te schakelen? Gebruik dan fysieke activiteiten zoals wandelen, fietsen, zwemmen of dansen om even helemaal eruit te zijn. Ben je bewust van hoe het voelt en ben op deze manier fijn in het nu, in plaats van bij alle moetjes.
Of maak een Not-to-do-list van alle dingen die je niet gaat doen tijdens je vakantie. “Ik ga niet op social media”, “Ik laat geen notificaties binnenkomen van apps en mail, want daar wil ik meteen op reageren” of “Ik ga nieuwe plannen niet helemaal uitwerken, maar schrijf alleen de hoofdlijnen op”, zodat je deze lijst er even bij kan pakken als je het lastig hebt.
Schrijf je gedachten op
Een vakantie kan een tijd zijn waarin je allemaal andere dingen doet dan normaal en je even loskomt uit de dagelijkse ‘sleur’. Schrijf daarom eens op wat je allemaal tegenkomt. Waar geniet je van, wat waardeer je, wat heb je ontdekt en hoe voel je je. Het kan je helpen bij het loslaten van piekergedachten. En het geeft je meteen input over wat je waardeert en waar je misschien wel meer van zou willen na je vakantie.
Weer aan het werk
Als de tijd voorbij is en je weer aan de slag gaat, wil je natuurlijk niet meteen weer vanaf dag 1 in de stress zitten. Hopelijk heb je weer nieuwe energie opgedaan en die wil je graag positief inzetten.
Langzaam opstarten
Daarom is het heel belangrijk dat je jezelf een rustige start gunt. Ga niet meteen vol gas vooruit, maar plan al in de eerste dagen rust in.
Voor je vakantie heb je gecommuniceerd wanneer je weer terug bent (meestal via je afwezigheidsmelder in je mail of in Instagram/Facebook) en duidelijk aangegeven dat je bij terugkomst binnen een paar dagen je gemiste mail en berichtjes weg zal werken. Ben je sneller, dan is het een mooie meevaller. En anders weten mensen wat ze kunnen verwachten en heb jij niet de stress dat het binnen 24u gefixt moet zijn.
Je hebt een afspraakvrije dag om mee te starten en de planning voor deze week is al gemaakt, dus je weet precies wat je op kan pakken en kan verwachten. Dat geeft rust!
Vooruit plannen en je input meenemen
Tijdens je vakantie heb je opgeschreven wat je graag zou willen en wat je waardeert aan het vrij zijn. Na je vakantie is het weer tijd om vooruit te plannen. Wat wil je de komende tijd (3 maanden is erg fijn) écht gaan doen? Welke stappen zijn hier voor nodig en wanneer ga je dit doen? Neem in deze planning ook mee wat je ervaren hebt tijdens de vakantie. Hoe wil je je voelen en wat is daarvoor nodig.
Neem dit mee in het maken van een ideale weekplanning.
Stressvrij en voorbereid met vakantie
Ik hoop dat ik je hiermee wat fijne tips en tools heb gegeven om stressvrij en voorbereid met vakantie te gaan en weer opgeladen terug te komen.
Het is dus belangrijk om alles mee te nemen. De voorbereiding, de dingen die je tijdens je vakantie doet en de terugkeer zo soepel mogelijk maken. Vind je het lastig om dit allemaal alleen te doen? Denk er dan eens over om met een VA te sparren en eventueel samen te gaan werken.
Zodat je binnen jouw grenzen je bedrijf optimaal en met veel plezier kan laten functioneren. En jij lekker ontspannen met vakantie kan 😉
[mailerlite_form form_id=6]
No Comments