Gelukkig, de basis voor je administratie staat nu je hebt bepaald uit welke categorieën je administratie bestaat. (Heb je dit gedeelte nog niet gelezen, klik dan even op de link) Maar dan ben je er nog niet, want je hebt ook nog een systeem nodig om al je papierwerk, notities, mails etc. te verwerken. We willen niet tussen de stapeltjes blijven zitten toch? Als je dit systeem goed opzet en je steeds de onderstaande stappen volgt voor het verwerken van je administratie, dan komt het helemaal goed.
Getting things done
Voor verwerken van mijn administratie gebruik ik voor een groot deel de methode van David Allen uit zijn boek Getting things done. Dit boek is echt een aanrader als je meer wil lezen over zijn methode voor stressvrije productiviteit.
Als resultaat van zijn methode heeft hij het over een “Mind Like Water” waarin “Je hoofd helder is, je in staat bent om vrij te creëren en te reageren en je niet gehinderd wordt door afleiding en of niet kunnen focussen.” Nou dat klinkt als nogal wat hè, haha. Maar die rust en het overzicht is wel lekker 😉. Dus laten we beginnen!
Stappenplan voor verwerking van je administratie
Om te zorgen dat je niks meer mist, vergeet uit te voeren of je informatie niet meer terug kunt vinden, doorloop je steeds deze 4 stappen:
Stap 1: Verzamelen van dingen die je aandacht vragen
Als er nieuwe informatie binnenkomt, waar je nog niet naar gekeken hebt, leg je deze als eerste in je Inbakje. (In je mail is dit de inbox) Je kunt hier een postbakje of mandje voor gebruiken en dit op een handige plek neerzetten.
Je Inbakje is je verzamelbak voor informatie en documenten waar je nog iets mee moet doen. Zoals losse notities, post, rekeningen, afsprakenkaartjes, bonnetjes en nog veel meer. Alle informatie die je nog moet bekijken, je nog in je takenlijst of agenda moet zetten, op je projectenlijst bijschrijven, archiveren of weggooien. Plan een vast moment aan het begin of einde van je dag om de informatie uit je Inbakje te verwerken. Zo weet je zeker dat je eraan toekomt en kun je het de rest van de dag loslaten.
Stap 2: Verwerken van alles in je Inbakje
Het verwerken van je Inbakje doe je door te bedenken wat de betekenis is van wat erin ligt en wat je ermee moet doen. Welke eerstvolgende actie is nodig? Je kunt hierbij deze regels gebruiken:
- Je verwerkt eerst het bovenste item in je bakje
- Verwerk 1 item tegelijk
- Je stopt nooit iets terug in je Inbakje, maar neemt meteen een beslissing
Vooral die laatste is lastig, maar zo belangrijk! Want wat kost het een hoop tijd als je meerdere keren een beslissing over hetzelfde item probeert te nemen. En het wordt er op een later moment helaas niet makkelijker op. Doe het dus gelijk. 💪
Om het makkelijker te maken kun je onderstaand schema gebruiken. Zo weet je zeker dat je rekening, notitie of ander Inbox-item op de goede plek terechtkomt. Tijdens het doorlopen van dit schema kun je al bij elkaar leggen wat bij elkaar opgeborgen moet worden en een stapeltje maken van wat in de prullenbak kan. Ga niet tussendoor al dingen opruimen of papieren opbergen, maar blijf lekker in de “keuzemaakmodus”, anders raak je afgeleid.
Stap 3: Organiseren
Nu je weet wat de betekenis is van je verwerkte administratie en wat ermee gedaan moet worden, ga je tijdens de stap organiseren je verwerkte gegevens op de juiste plek noteren of opbergen.
Hiervoor heb je een prullenbak nodig, een archief (ordners of hangmappen) ingedeeld in jouw categorieën, een lijst van projecten (In bijvoorbeeld Evernote, Todoist of Trello), een opbergplek voor je projectdocumenten en -materialen (bijvoorbeeld postbakjes of mappen per categorie), je agenda, een Takenlijst (in Todoist of op papier), en een Ooit/Misschienlijst (in Evernote of op papier) en een Afwachtlijst met geheugensteuntjes (in Todoist of op papier).
Even ter verduidelijking: Een project is een verzameling van taken. Alles wat uit meerdere stappen bestaat voordat het af is, kun je als project op je projectenlijst zetten. Bijvoorbeeld het organiseren van een verjaardagsfeest of wanneer je gaat verhuizen en de stappen die je daarbij moet doorlopen. Je schrijft hier niet alle details over je projecten op, maar alleen een overzicht van de te nemen stappen. Je kunt een losse map gebruiken om alle notities en informatie die bij een bepaald project hoort te bewaren.
Een Ooit/misschienlijst gebruik je om dingen te noteren die nu niet belangrijk zijn, maar die je in de toekomst misschien nog wilt doen of nodig hebt. Zoals een plek die je nog wilt bezoeken of een idee dat je nog een keer wil uitvoeren. Je kunt regelmatig op deze lijst kijken om te zien of het nu wél relevant is.
Een Afwachtlijst is een lijst waar je dingen op zet die bij anderen liggen en die je dus af moet wachten. Bijvoorbeeld als je eerst een reactie van iemand nodig hebt, voor je zelf verder kunt met een taak. Door het op deze lijst te zetten, vergeet je niet dat je hier op aan het wachten bent en kun je mensen een reminder sturen als het te lang duurt.
Belangrijk is om je tijdens het organiseren steeds af te vragen: Wat is de eerstvolgende actie/stap die nu nodig is en die bijvoorbeeld te gaan plannen in je takenlijst/Todoist en agenda.
Stap 4: Onderhouden
De stap onderhouden zorgt ervoor dat je je systeem functioneel en up-to-date houdt. Zo ga je niet twijfelen of je iets vergeet of mist en blijft je hoofd leeg. Plan hier 1 keer per week minimaal een uurtje voor:
Je loopt dan in je agenda de afgelopen week door. Is er iets blijven liggen of moeten er nog (nieuwe) acties genoteerd worden? Doe dit dan meteen. Kijk ook even 2 weken vooruit, naar wat er komen gaat en hoe je daar nu al op in kunt spelen.
- Kijk naar alle lopende zaken hoe het ermee staat en wat er nodig is.
- Liggen er nog dingen in je Inbakje die gepland moeten worden?
- Hoe staat het met je projecten? (loop de lijsten kort door in projectenlijst of Todoist)
- Zijn er nog taken die openstaan en die op een ander moment gepland moeten worden?
- Komen er nog acties voort uit de aantekeningen die je gemaakt hebt (in je geschreven notities of in Evernote/notitie-app)?
- En moet je iemand nog herinneren aan iets wat gedaan moet worden? (afwachtlijst)
Als je dit elke week op een vast tijdstip doet, weet je zeker dat je helemaal bij blijft en kost het je zo min mogelijk tijd en moeite.
Overzicht in je administratie
Als dit systeem eenmaal loopt, heb je weer overzicht. Je weet dat alles wat gedaan moet worden duidelijk staat genoteerd en dat je reminders krijgt voor belangrijke dingen. Wat een rust geeft dat én je hoeft hier geen kostbare energie en tijd meer aan te verspillen. Fijn toch!
Kun jij dit stappenplan goed gebruiken? Of heb je al een fijn systeem om je administratie te verwerken? Er zijn natuurlijk meerdere manieren om dit aan te pakken en het werkt het beste als je een systeem kiest dat echt bij jóu past. Ik zal daarom ook verschillende methodes delen in de toekomst, zodat jij er jouw ideale manier uit kan halen.
Fijne dag!
groetjes Evelien
No Comments