Een second brain: alle informatie een vaste plek

Een pdf via de mail, aantekeningen van een cursus die je volgt, nieuwe inzichten uit een podcast, de krant, een e-book of non-fictieboek. Maar ook stukken uit gesprekken die je niet wil vergeten, een interessante mail, een interview op YouTube of artikelen op het internet. Zo maar een greep uit de enorme hoeveelheid informatie die op een dag bij je binnenkomt en waar je eigenlijk ook iets mee wil doen.

Als er geen fijn systeem is om al deze informatie te verzamelen, ordenen en te kunnen (her)gebruiken, dan is dat natuurlijk zonde. Je hebt wél al die tijd erin gestoken om het te lezen of te luisteren, maar omdat je nu eenmaal niet alles kan onthouden, gaat de informatie verloren.

Iemand die zich hierin verdiept heeft, is Tiago Forte. Hij schreef het boek Second Brain en dankzij zijn methode heb ik nu een snel, praktisch en helpend systeem gebouwd in Notion om al deze binnenkomende informatie een plek te geven. Als je ook op zoek bent naar meer rust en overzicht op het gebied van informatie verwerken, lees dan vooral verder.

Hoe houd je overzicht

Met zoveel plekken waar informatie vandaan komt, is het lastig om overzicht te houden. Wat helpt, is om als eerste in kaart te brengen op welke manier informatie bij jou het meeste binnenkomt. Je kan dit door de dag heen opschrijven of hiervoor dit lijstje bekijken, aanpassen en aanvullen:

• Video’s: via YouTube (in lijsten opgeslagen of bewaarde links), tv, TikTok, Instagram (opgeslagen in je collecties) of….
  
• Foto’s: Screenshots op je mobiel, foto’s met informatie die je wil gebruiken van je camera, knipsels die je gemaakt hebt met het knipprogramma op je computer of…
  
• Pdf’s: Uit mails, van challenges of cursussen….
  
• Gedrukte teksten: Uit boeken, folders, kranten of tijdschriften…
  
• Digitale teksten: Artikelen op internet, interessante mails, online cursusinformatie, zelf geschreven teksten…
  
• Geluisterd: Informatie uit gesprekken, coaching, podcasts, luisterboeken of je eigen gedachten…

Schrijf ook op via welke app of plek deze informatie bij je binnenkomt. Wat is de waarde ervan? Heeft het weinig, medium of hoge waarde? En hoeveel van deze informatie komt binnen op een dag? Weinig, medium of veel?

Zo maak ik bijvoorbeeld door de hele dag screenshots op m’n telefoon van dingen die ik later nog wil opzoeken, lezen of doen. Dit zijn screenshots van leuke spreuken, activiteiten die georganiseerd worden, stukjes info die ik als content kan gebruiken of belangrijke inzichten. Dit werkt super, mits ik er ook regelmatig iets mee doe.

Want als ik het moet beoordelen op waarde dan is dit meestal medium tot hoog, maar de hoeveelheid is véél. Als je dit niet regelmatig een vaste plek geeft waar het makkelijk terug te vinden is en er een taak aan te koppelen is, dan raakt deze informatie verloren. Zonde!

Het is dan ook slim om te kijken of er nog iets te verbeteren of makkelijker te maken is in je informatiestroom. Heb je overzicht over al je belangrijke informatie of voelt het als een enorme berg waar je niks in kan vinden en maar niet aan toekomt?

Waaruit bestaat een second brain

Als je het gevoel hebt het overzicht kwijt te zijn en je je informatie niet kan gebruiken zoals dat voor jou het beste werkt, dan is een second brain iets voor jou! Een second brain kun je zien als de best mogelijke personal assistant.

Het is een verzamelplek voor alle informatie die bij je binnenkomt en die ook waarde toevoegt. Je bewaart niet zomaar alles, maar alleen dát wat iets bij jou oproept: een bepaald gevoel, enthousiasme, verwondering of nieuwsgierigheid. En die dingen waarvan je zeker weet dat je ze later nodig hebt ter referentie of voor een project. Als je álles wat er aan informatie bij je binnenkomt bewaart, dan heb je er al snel een dagtaak aan om het bij te houden en raak je kwijt wat echt belangrijk voor je is.

Welke app of tool gebruik je

Je kan voor je second brain allerlei soorten apps gebruiken, afhankelijk van welk type je bent en wat jouw fijnste manier van werken is. Denk aan OneNote, GoogleKeep, Apple Notes, Notion of Evernote. Heb je geen idee wat het beste bij jou past, kijk dan eens naar deze videoserie. Daarin ontdek je je type, welke apps hier het beste bij passen en welke apps het meest gebruikt worden.

Welke app je kiest hangt ook af van de apparaten die je nu al gebruikt (heb je bv alles van Apple), de behoefte van je bedrijf of werk, je eigen smaak en de apps die je nu al gebruikt.

Voor mij was de keuze makkelijk. In Notion kan ik álles maken wat ik maar wil en het precies toespitsen op hoe ik het liefst werk. Ik kan het zo beknopt of uitgebreid maken als ik maar wil. In deze video leg ik uit hoe mijn systeem in Notion werkt.

Om je informatie in je second brain te krijgen, kun je ook nog handige apps gebruiken. Zo kun je artikelen naar een app als Pocket sturen om later te lezen, je hebt speciale webclipper apps en extensies waarmee je informatie op internet snel kan opslaan naar een notitieapp en podcasts en video’s kun je bijvoorbeeld makkelijk omzetten in informatie door een transcriptie app te gebruiken.

Heb je geen idee wat hierin voor jou nog mogelijk is, om het verwerken van je informatie makkelijker en efficiënter te maken? Neem dan even contact met me op. Ik kijk graag met je mee!

De 4 stappen om te onthouden wat belangrijk voor je is

Je weet nu waar je informatie vandaan komt en waar je het verzamelt. Nu is het tijd om te kijken naar hoe je informatie bewaart en gebruikt.

Tiago heeft hier een handig 4 stappensysteem voor bedacht:

1. Capture
   Je bewaart, zoals eerder gezegd, alleen dát wat waarde heeft. Datgene dat iets bij jou oproept: een bepaald gevoel, enthousiasme, verwondering of nieuwsgierigheid. Of iets wat belangrijk is om te bewaren, omdat het bijdraagt aan een project of interesse die je hebt.
   
2. Organize
   Je kiest een plek waar je het bewaart die voor jou makkelijk toegankelijk is, efficiënt werkt en waarin je je informatie ook aan het werk kan zetten.
   
   In het boek second brain wordt ook de PARA methode beschreven. De 4 categorieën waarin je elke stukje informatie die binnenkomt een plek kan geven. Je kiest hierbij of iets valt onder:
   
   – een Project (een reeks taken die bij elkaar horen met een doel en deadline)
   – een Area (een gebied van verantwoordelijkheid of wat je belangrijk vindt, zoals gezondheid, financiën, etc.),
   – Resources (een onderwerp of thema dat steeds je belangstelling heeft, zoals muziek, online marketing, een hobby, notities maken) of
   – Archives (waarin je alles bewaart wat je niet meer actief gebruikt uit de vorige 3 categorieën)
   
   Wil je hier meer over lezen? Kijk dan eens op deze site waar PARA wordt uitgelegd.
   
3. Distill
   Nu ga je iets met je informatie dóen. Je gaat bekijken wat het meest belangrijk is aan wat je hebt bewaard en dit noteer je. Dit kan door het te highlighten (bijvoorbeeld met een extensie als Trove) of er een korte samenvatting van te maken. Je bedenkt hierbij steeds hoe jouw ’toekomstige ik’ hier het meeste aan heeft. Doordat alles is samengevat, hoe je later niet meer het hele stuk informatie door te lezen. Dit scheelt je veel tijd!
   
4. Express
   De laatste stap is het laten zien van je werk. Je bewaarde en uitgezochte informatie kan een eigen artikel, cursus, social media post, boek of event worden. Doordat je een schat aan informatie hebt opgebouwd, die je onderling met elkaar kan verbinden, hoef je nooit meer te zoeken. Je schudt het zo uit je mouw!
   
   En doordat alles opgeslagen is, gaat er geen informatie verloren én raak je geen energie kwijt aan onthouden en zoeken. Die energie kun je mooi gebruiken voor dat werk en die dingen die écht belangrijk voor je zijn!
   

Jouw eigen second brain

Ik hoop dat je een goed beeld hebt gekregen van wat een second brain voor je kan doen. Hoe je weer overzicht en rust vindt in het verwerken van die enorme berg aan informatie die elke dag bij ons binnenkomt. Wil je er nu meer over weten of kun je wel wat hulp gebruiken om orde in de chaos te brengen? Stuur me dan een mailtje via evelien@eefficienter.nl, een dm op instagram of via het contactformulier. Ik help je graag verder!

Fijne dag!

Evelien

[mailerlite_form form_id=6]