Ben jij ook zo goed in je dag volplannen? In het bedenken van een eindeloze lijst van dingen die je moet doen en dan het liefst natuurlijk allemaal vandaag. En als er dan nog iets tussendoor komt…stress! Want je krijgt het allemaal al niet af. Dit kost natuurlijk een hoop energie en het geeft je alles behalve een voldaan gevoel.
Waarom tijd inschatten bij het plannen
Om te voorkomen dat de moed je in je schoenen zakt, is het daarom belangrijk om in te gaan schatten hoe lang iets duurt, vóórdat je het op je planning zet. Zo krijg je een beter beeld van wat realistisch is om op een dag te kunnen doen. En is de kans dat je je to-do-lijstje helemaal af kunt vinken een stuk groter. Ook kun je beter aan anderen aangeven of je wel tijd hebt voor het klusje dat tussendoor komt of de afspraak die ze met je willen maken.
Als je een tijdsinschatting gaat maken is het wel handig dat deze ook realistisch is. Misschien heb je het al eens eerder gehoord: we zijn geneigd te óverschatten wat we op een dag voor elkaar kunnen krijgen en te ónderschatten wat we op de lange termijn kunnen doen. Hier rekening mee houden is dus belangrijk, daarom de volgende tips.
Waar begin je bij het inschatten van je tijd
Tijd schatten
Als eerste is het belangrijk om te weten waar je tijd nu naartoe gaat. Dit geeft je al veel inzicht in hoe lang je écht over iets doet. Je kunt erachter komen door het bij te houden in je agenda of in een handige app als Toggl. (Die gebruik ik zelf dagelijks). Je maakt vooraf je planning zoals je dat altijd doet. In de loop van de dag schrijf je achter je taken hoe lang je erover gedaan hebt, wat je verplaatst heb, wat er bij is gekomen of wat niet gelukt is.
Aan het einde van de week zie je dan precies welke to-do’s, klusjes of afspraken steeds uitlopen, of er veel tussendoor gekomen is en wat je wel of niet af hebt gekregen. Je weet dan waar je voortaan meer tijd voor moet inplannen óf dat je het efficiënter aan moet pakken. En je ziet wat al goed werkt, dat kun je mooi meenemen in je komende planningen.
Wáár wil je je tijd aan besteden
Het is natuurlijk ook belangrijk om te weten wáár je je tijd aan wil besteden. Want het is heel productief om hele lijstjes met taken af te kunnen strepen, maar als je van 80% van die taken niet blij wordt of er niet verder mee komt, dan is dat natuurlijk niet handig.
Door het stellen van doelen kun je goed zien waar je naar toe wil werken en welke stappen er nodig zijn om daar te komen. Voor deze doelen maak je een langetermijnplanning (met een inschatting hoe lang dit doel in totaal duurt) en daarna ga je kijken welke tussenstappen er nodig zijn om bij het einddoel te komen.
Je werkt het zo ver uit dat je precies weet waar je deze week en vandaag je tijd aan wilt besteden om je doel te bereiken. Bij elke tussenstap bedenk je hoe lang het duurt om dit af te maken en dit schrijf je ook op. Kijk dan nog eens terug. Is je tijdschatting voor je langetermijnplanning realistisch? Nu kun je het nog aanpassen!
Tijd inschatten lastig?
Blijf je het lastig vinden om je tijd goed in te schatten? Een goede richtlijn is dan om de tijd die je nodig denkt te hebben op jouw manier in te schatten en dit dan keer 1,5 of 2 te doen. Vaak zit je dan goed. En blijf het bijhouden in je agenda of Toggl. Hoe vaker je dit doet, des te beter je gaat worden in realistisch plannen!
Goede en slechte dagen
Zelf hou ik ook rekening met goede en slechte dagen. Ik plan ruim genoeg in, zodat ik een taak op een “slechte” dag (qua energie en pijn) ook af zou kunnen ronden of dat er anders ruimte is om het naar een andere dag of een ander moment te verplaatsen. Hiermee haal je de druk eraf voor jezelf en hou je ook goed rekening met onvoorziene zaken. Want er komt altijd wel iets tussendoor wat niet in je planning stond en dan kun je daar maar beter op voorbereid zijn.
Laatste check
Nog even samengevat:
- Tijd goed in leren schatten, scheelt je veel stress en zorgt voor een voldaan gevoel
- Meten is weten: bijhouden waar je je tijd aan besteedt, is heel waardevol. Het geeft je steeds beter zicht op wat je voor elkaar kan krijgen in een bepaalde tijd
- Door daarbij je doelen duidelijk te hebben, weet je zeker dat je je tijd ook besteed aan dingen die belangrijk voor je zijn en waar je mee vooruit komt
- Een handige richtlijn voor het inschatten van tijd is om jouw geschatte tijd keer 1,5 of 2 te doen. Omdat we nu eenmaal geneigd zijn te overschatten wat we op een dag kunnen doen
- Hou ook rekening met “slechte” dagen of dingen die tussendoor kunnen komen in je planning. Hou er ruimte voor vrij
Ik hoop dat je door de tips in deze blog weer wat meer lucht in je planning krijgt. Zodat je met een voldaan gevoel terug kunt kijken op je dag. Dat heb je toch maar allemaal mooi gedaan, zonder over de kop te gaan. 😁👍
Laat je het me weten als je iets hebt aan deze tips? Of als je misschien nog een leuke aanvulling hebt die voor jou goed werkt?
Fijne dag!
Groetjes Evelien
(Deze blog is herschreven op 17 maart 2023)
No Comments