Leer van deze 10 meest gemaakte fouten bij het maken van een planning

Ik werk nu al heel wat jaren met het maken van een fijne dag- en weekplanning en in die tijd heb ik de nodige fouten gemaakt in mijn planning. Zoals te strak plannen en geen duidelijk systeem hebben, maar ook uitstellen door onduidelijkheid.

Daarom dacht ik, ik schrijf er gewoon een blog over. Dan hoef jij niet meer in deze instinkers te trappen en heb je het meeste plezier en profijt van je gemaakte planning.

Mijn 10 meest gemaakte fouten bij een planning

1. Te strak plannen

We overschatten vaak wat we op een dag kunnen doen, maar onderschatten wat we in een maand of jaar voor elkaar kunnen krijgen. Bij mij zorgde dat ervoor dat ik elke dag met een ellenlange to-do-lijst begon. Ik had steeds het gevoel tijd tekort te komen, want die lijst kreeg ik natuurlijk nooit af.

Door bewuster te worden van hoe lang een bepaalde taak of activiteit echt duurt, kon ik steeds beter inschatten hoeveel realistisch is om te doen op een dag. Hierdoor kan ik nu beter prioriteiten stellen en m’n taken over de week verdelen en dat geeft rust!

2. Geen werkwoord in je planning gebruiken

Kijk je wel eens terug in je planning of notities en heb je geen idee meer waarom iets er staat en wat het betekent? Waarschijnlijk ben je dan vergeten om er een werkwoord aan toe te voegen.

Want ‘administratie’ of ‘facturen’ zegt niet zoveel, maar ‘binnengekomen administratie in ordners opbergen’ of ‘facturen uit postvak betalen en opbergen’ is veel duidelijker. Hoe duidelijker het is wát je moet doen, hoe makkelijker het werk je afgaat en des te minder kans je hebt dat je iets gaat uitstellen.

3. Niet genoeg rustmomenten plannen

Plan je ook eerst alles in wat er moet gebeuren en kijk je dan of je ruimte overhoudt voor wat rust- en ontspanmomenten? Dit is voor mij nog steeds een valkuil, omdat ik het gevoel heb pas rustig te kunnen zitten als dingen af zijn.

Maar ik weet inmiddels uit ervaring: die momenten komen er niet magisch. Er is altijd nog wel iets te doen, dus is het belangrijk om je rust en ontspanning in je planner te zetten. Het liefst nog vóór je de rest in gaat vullen. Maak er een afspraak van met jezelf die net zo belangrijk is als een afspraak met iemand anders.

4. Geen ruimte overhouden voor onverwachtse dingen

Heb je net een planning gemaakt om door een ringetje te halen en dan….gaat je verwarming stuk, wordt je kind ziek, spelen je klachten op (pijn, vermoeidheid, overprikkeling), oftewel life happens.

Balen natuurlijk, maar wel hoe het nu eenmaal gaat. Daarom is het fijn om tijdens het plannen hier ook rekening mee te houden. Ik doe dit nu door ongeveer 1,5 à 2 uur op een dag niet in te plannen. Deze tijd kan ik dan gebruiken om iets af te maken, extra te rusten en/of onverwachtse dingen op te pakken.

5. Niet batchen

Toen ik nog niet zo (E)efficiënter was 😉 , wisselde ik vaak tussen taken. Als een rekening binnenkwam betaalde ik die meteen. En als ik zag dat iets toe was aan een schoonmaakbeurt, begon ik daar gelijk mee.

Het nadeel daarvan is dat je steeds aan het wisselen bent tussen taken en daar ook elke keer alle spullen voor bij elkaar moet verzamelen. Maar het werkt veel sneller en slimmer als je dit soort taken bij elkaar pakt (batcht).

Dus 1 keer in de week je financiën doorkijken en alle rekeningen betalen. En 1 dag boven stoffen en zuigen en een andere dag je bedden verschonen en wassen. Als je dit dan ook nog eens steeds op dezelfde dag doet, maak je het jezelf nog makkelijker en bespaar je jezelf denktijd.

6. Geen duidelijk systeem hebben

Dit laatste heeft te maken met het hebben van een systeem. Waar schrijf je op wat er wanneer gedaan moet worden, hoe houd je dit bij en heb je checklists of vaste manieren waarop je iets doet?

Dit is een kwestie van uitproberen wat bij jou past. Heb je veel duidelijkheid nodig of vind je het fijner als je de grove lijnen helder hebt? Voor mij werkt het super om Todoist te gebruiken om alle (terugkerende) taken in te zetten en alles snel in te kunnen noteren dat ik niet moet vergeten. Je vindt Todoist hier.

In een papieren planner schrijf ik vervolgens op wannéér ik wát ga doen, zodat ik meteen zie of mijn plannen ook realistisch zijn qua tijd en welke afspraken ik heb in die week.

7. Te ver vooruit willen plannen

Als je niet weet waar je naartoe gaat, weet je ook niet hoe je er moet komen. Een veel voorkomende fout voor mij tijdens het plannen is dat ik ‘het grotere plaatje’ niet altijd kan overzien. En dan is je neiging om heel hard te gaan rennen, omdat je bang bent dat iets anders niet lukt of niet op tijd af is.

Wat daarbij helpt, is om uit te schrijven wat je einddoel is. Wat wil je uiteindelijk bereikt hebben? Van daaruit ga je terugkijken. Welke kleine stappen moet je allemaal doorlopen om bij je einddoel uit te komen? Deze ga je vervolgens inschatten (hoeveel tijd kost elke stap) en inplannen.

8. Geen rekening houden met je energie

Mijn hoofd is regelmatig sterker dan m’n lijf. Behoorlijk frustrerend, want je kan dan wel van alles bedenken en willen, maar je wordt teruggefloten en zal toch echt rustiger aan moeten doen.

Daarom is het slim om de nadruk te leggen op energiemanagement in plaats van het plannen van je tijd. Weet je al wanneer je de meeste energie hebt en welke taken je op welk moment van de dag het makkelijkst afgaan? Via de link hierboven lees je er meer over. En je mag ook best wat minder streng zijn voor jezelf als iets gewoon niet gaat!

9. Uitstellen

Uitstellen kan veel verschillende redenen hebben. Als ik merk dat ik een taak steeds een dag vooruit aan het schuiven ben, dan is er meestal iets mee aan de hand. Het is te onduidelijk wat ermee gedaan moet worden, de eerste stap is te groot, ik zie er erg tegenop of ik heb niet alles in huis wat ervoor nodig is.

Dit zijn allemaal punten waar je rekening mee kan houden bij het maken van een planning en het voorkomen van fouten in je planning. Het is geen onkunde dat iets niet lukt, je hebt gewoon nog iets nodig.

10. Als laatste: niet leren van je fouten in een planning

Het maken van een weekreview en het doorkijken van m’n planning aan het einde van een week heeft me veel opgeleverd. Je gaat steeds beter zien welke ‘planfouten’ je maakt en wat je nodig hebt in een week.

Het heeft me ook veel inzicht gegeven in hoeveel (lichamelijk) haalbaar voor me is en wat ik belangrijk vind om te doen. Er zijn verschillende manieren waarop je een weekreview kunt houden. Vind je dit interessant? Laat het me gerust weten via de comments of een mail en dan maak ik er binnenkort een blog over.

Dat waren ze

Mijn 10 meest gemaakte fouten bij het maken van een planning mét een oplossing hoe je dit beter aan kan pakken en wat ik ervan geleerd heb. Ik hoop dat je er iets aan hebt gehad! Wat is jouw grootste valkuil bij het maken van een planning?

Fijne dag!
Evelien