Je ideale dagindeling zorgt voor balans en een voldaan gevoel

Oké, een agenda vullen dat lukt ons allemaal wel. Je zet je afspraken erin en dat wat je niet moet vergeten, maar dan…Heb jij wel het gevoel dat je dag zo loopt als je graag zou willen? Doe je de dingen die belangrijk voor je zijn, waar je blij van wordt en je energie van krijgt? En lukt het je om je voorgenomen werk en je afspraken af te krijgen? Zodat je voor je gevoel genoeg voor elkaar hebt gekregen, zonder over de kop te gaan, en je je dag met een voldaan gevoel kan afsluiten.

Het is eigenlijk gek dat we nergens leren hoe je het beste kan plannen. En vooral dat we nooit geleerd krijgen hoe je zó kan plannen dat je agenda en je hoeveelheid energie/belastbaarheid goed in balans zijn. Want ik weet, helaas uit eigen ervaring, dat je agenda goed kunnen vúllen, helaas geen garantie is voor succes. 🤭 Als je alleen maar gebrand bent op het tackelen van je taken en je afspraken, dan hou je het niet lang vol. Daarom, tadaaaa, de ideale dagindeling.

(Pak dit handige weekoverzicht er even bij en vul het meteen in terwijl je deze blog leest. Je kunt hem uitprinten of op de computer invullen. Sla het dan wel eerst even op je eigen computer op, voordat je begint met typen.)

Hoe bepaal je wat voor jou een ideale dagindeling is?

Om te weten wat voor jou een ideale dagindeling is, moet je even een stapje terug doen. Vergeet even wat je al allemaal gepland hebt en welke afspraken er al staan. Hier kijk je later nog naar. Wat belangrijk is om mee te beginnen, en wat het meest wordt vergeten, is namelijk het inplannen van je pauzes en ontspanning.

Pauzes

Weet jij hoeveel rustmomenten je nodig hebt op een dag en maak je daar tijd voor vrij? Dat is dus mínimaal 2 keer iets drinken/even bewegen en een langere lunchpauze op een dag. Maar misschien heb je ook nog een korte powernap nodig, elk uur even 5 minuten bewegen of elke dag minimaal 20 minuten wandelen.

Hoe verleidelijk is het, om door te gaan met je werk als je een deadline hebt of gewoon lekker bezig bent. Het lijkt dan slimmer om je pauze over te slaan en het nog éven af te maken. Maar schijn bedriegt, want vaak voel je je daarna extra vermoeid, kun je je niet meer goed concentreren of is je rug je zó niet dankbaar voor het lange zitten. Bedenk daarom even wanneer het voor jou belangrijk is om pauze te nemen en plan dit meteen in.

Daily musthaves

Daarna kijk je naar wat voor jou écht belangrijk is om op een dag te doen. Ik schreef daar al eerder een blog over: waarom het maken van keuzes belangrijk is (daily musthaves). Je kan niet álles op een dag en je energie en tijd zijn net zoveel waard als je geld. Als je goed nadenkt over waar je je geld aan uitgeeft, waarom zou je dat dan niet doen bij je energie en je beschikbare tijd?

Wat voor mij heel goed heeft geholpen, is het maken van dat lijstje met daily musthaves. Dingen die ik écht graag gedaan wil hebben op een dag voor een voldaan gevoel. En die me helpen in balans te blijven. Dit zijn “moetjes” zoals opruimen, het huishouden bijhouden of de minder leuke onderdelen van je werk die wel belangrijk zijn. Maar vooral ook ontspannende, nuttige, leerzame en leuke dingen. Zoals iets nieuws leren, contact hebben of iets maken waar je enthousiast van wordt of wat je vooruit helpt in je bedrijf en als persoon. Tijd om te werken áán je bedrijf en tijd om even helemaal af te kunnen schakelen.

Als je je lijstje met daily musthaves af hebt, kun je gaan bepalen hoeveel tijd je aan elke musthave wil besteden en op welk tijdstip van de dag je dat het beste kunt doen. Een slimme tip hierbij is om de lastigste en vermoeiendste dingen in te plannen wanneer je nog het meeste energie hebt. Je hebt dan nog het meeste doorzettingsvermogen. Voor veel mensen is dit in de ochtend, maar kies vooral het moment dat voor jou goed voelt. Je kan altijd nog schuiven in je ideale dagplanning als je merkt dat iets toch niet loopt zoals gepland. It’s a work in progress!

Vaste afspraken

“Ja zeg, maar mijn vaste afspraken dan?” Ja, ik snap dat je dat denkt. En om sommige dingen kom je niet heen. Zoals afgesproken werktijden, clubjes van je kinderen of afspraken van jezelf. Maar kijk hier toch even kritisch naar. Doe je wel echt wat je graag wil en op de voor jou beste tijd? Zijn er dingen bij die je (te)veel energie kosten en is daar een andere oplossing voor te bedenken? En kun je je werk zo indelen dat je het ook goed vol kan houden? Dat je werkt op de momenten waarop je de meeste energie hebt.

Ik weet bijvoorbeeld dat ik ’s middags aan weinig toe kom. Na 15 u nemen mijn klachten meestal toe en moet ik me een beetje gedeisd houden. Als ik wil schrijven, lukt dit het beste in de ochtend of na 19u. Met iemand afspreken plan ik niet in mijn meest productieve (focus) tijd. Dit plan ik vaak op een moment dat ik lichamelijk minder kan en ik geen energievretende dingen moet doen. Als je aan de slag gaat met het vinden van je ideale dagindeling kom jij vast ook zulke patronen tegen.

Nu je zeker weet wat je echt wil en kan doen qua werkzaamheden en afspraken, schrijf je dat ook in je ideale dagplanning. Maak hierbij gebruik van tijdblokken. Bijvoorbeeld 25 minuten aan de slag met je taak en dan 5 min korte pauze of 50 minuten werken en 10 minuten pauze. Pas het aan op wat voor jou het beste werkt. En kijk of je taken kunt batchen: dingen die op elkaar lijken bij elkaar plaatsen in je agenda. Zoals een uurtje administratie wegwerken. Je hoeft dan maar 1 keer je computer te starten en de benodigde spullen te verzamelen. Ook 2 of 3 keer een half uur mails beantwoorden op een dag is batchen.

Testen maar!

En nu is je ideale dagindeling compleet. Tijd om het te gaan testen en blijf hierbij ook kritisch. Merk je dat iets toch niet helemaal voor je werkt, pas het dan aan en test het weer een tijdje uit. Zo kom je steeds dichter bij het gevoel van overzicht en balans en kun je je dag met een voldaan gevoel afsluiten.

Hoe ziet jouw ideale dag eruit? Wat mag er bij jou echt niet ontbreken?

groetjes
Evelien

Update: Deze blog verscheen voor het eerst op 15 februari 2021 en werd op 22 oktober 2022 geactualiseerd.