Hoe time blocking je meer focus en balans brengt

Als je je niet meer steeds overweldigd wilt voelen en behoefte hebt aan overzicht en structuur dan kan time blocking een goede oplossing voor je zijn. Want je zult het vast gemerkt hebben: als jij je dag niet plant, dan doet een ander dat wel voor je 😁. Bijvoorbeeld door je mailbox, telefoontjes of verzoekjes van anderen om “even” iets voor ze te doen.

Dan blijf je aan het einde van de dag met een hoop dingen zitten die je had willen doen en heb je het gevoel de hele dag druk te zijn geweest, maar waarmee? Als je al beperkt bent in je energie is time blocking nog fijner en belangrijker. Maar wat is time blocking nu precies en waarom werkt het zo goed?

Wat is time blocking

Time blocking is zoals de naam al weggeeft het opdelen van je dag in blokken tijd. En elk blok besteed je aan een taak die je vooraf gepland hebt. Ook voor je ontspanmomenten, afspraken en je gezin/partner/vrienden hou je blokken vrij. Het is zo een simpele manier om te zorgen dat je overzicht houdt en gedaan krijgt wat jij belangrijk vindt.

Wat zijn de voordelen van time blocking

• Het maakt inzichtelijk hoeveel tijd je hebt om ergens aan te besteden, waardoor de kans dat je je teveel op je hals haalt kleiner is. Want je ziet in 1 oogopslag of je dag al vol is of dat er nog ruimte is om ergens ja op te zeggen.
  
• En het helpt je om prioriteiten te stellen. Doordat je ziet hoe snel je dag vol zit, ga je eerder nadenken over wat het belangrijkste is om in die tijd te doen.
  
• Je kan je meest productieve momenten van de dag blokken en de taken waar je minder energie voor nodig hebt daaromheen plannen.
  
• Als je een blok tijd hebt voor ontspanning/je gezin/vrienden etc. dan kun je daar ook voor 100% van genieten. Je weet dat je de rest in een ander tijdblok gaat oppakken. Inspanning en ontspanning worden zo beter afgewisseld.
  
• Het voorkomt dat je 10 dingen tegelijk gaat doen, maar niks écht afmaakt. Het geeft je meer focus en daadkracht.
  
• Je hoeft niet de hele dag na te denken over wat het volgende is dat je moet doen. Dit scheelt je weer energie.

Beginnen met time blocking

Dat klinkt fijn allemaal toch? Wil je het ook proberen, begin dan met de volgende stappen:

Kies waar je je time blocking gaat doen

Je time blocking kun je maken in een online agenda (als Google Calendar), in een papieren planner of een notitieboekje. Het voordeel van een online agenda is dat je makkelijk kan schuiven en je het altijd bij je hebt en kunt synchroniseren. Een papieren planner of notitieboekje is weer makkelijk om steeds naast je te leggen en snel even in te kunnen kijken of aan te passen.

Hoe groot zijn je blokken

Denk ook van tevoren eens goed na over hoe lang jij je kunt concentreren. En wat je het fijnst vindt werken. Werk je bijvoorbeeld het liefst 45, 60 of 90 minuten aan een taak? En hoeveel rustmomenten heb je tussendoor nodig? Hoe lang duren deze rustmomenten ideaal? En wat doe je in deze tijdblokken?

Welke blokken horen bij jou

Hoe je de blokken tijd invult, is natuurlijk heel persoonlijk. Zo heb ik blokken voor het schrijven van blogs, het vooruitplannen en uitwerken van ideeën voor m’n site en het bijhouden van social media of mail. Maar ook blokken voor m’n hobby, sportmomenten en tijd voor m’n gezin.

Het heeft veel te maken met wat jouw prioriteiten zijn en waar je blij van wordt. Vind je het nog lastig om te bepalen waar jouw tijd naartoe moet gaat, kijk dan eens bij m’n blogs over het plannen van je ideale dag of week en het maken van keuzes (je daily musthaves).

Tips bij time blocking

• Als je tijdens je dag merkt dat je tijd tekort komt, kun je dat noteren en meteen een nieuw tijdblok plannen. Ook kun je werken met een blok per dag dat je leeg houdt als een soort buffer. Dat moment kun je dan gebruiken om te kunnen schuiven of als er onverwachte taken tussendoor komen.
  
• Door het op te schrijven wanneer je planning niet uitkomt, kun je aan het einde van de week zien of je planning realistisch was. Hierdoor word je steeds beter in het inschatten en inplannen van je tijd.

• Als je tijd overhoudt (ja dat kan ook!), kun je een extra momentje ontspanning pakken. Of je pakt je to-dolijstje erbij met kleine taken die je makkelijk tussendoor kunt doen.
  
• Vooruit plannen is bij time blocking ideaal. Je kunt hiervoor je ideale weekplanning als leidraad gebruiken. Doordat je je taken goed over de week hebt verspreid, weet je zeker dat alles aan bod komt en je dagen niet te vol raken.

• Voor alle kleine, kortdurende taken kun je een to-dolijstje bijhouden. (zie ook hierboven) Batch (verzamel) hierop taken die met elkaar te maken en plan hiervoor een tijdblok in je planning. Bijvoorbeeld een blok voor mails, je financiën bijhouden of kleine huishoudelijke klusjes.

• Kies 2 of maximaal 3 belangrijkste taken voor een dag. Dit geeft je focus, maar zorgt er ook voor dat je jezelf niet voorbij gaat hollen. Kijk ook of je dingen kunt schrappen: staan er misschien overbodige taken op je lijstje?

• Als je ’s avonds al even naar de volgende dag kijkt, zie je precies wat er op de planning staat, wat je eventueel nog aan moet passen of voor moet bereiden. Dit geeft veel rust en het is meteen een afsluitmomentje van je dag.
  
• Wil je time blocking gebruiken als je Todoist als takenlijstmanager hebt? Hier vind je daar meer informatie over.

Heeft het ook nadelen?

Te streng zijn

Als je er gevoelig voor bent, dan kun je wat te streng voor jezelf zijn en te veel aan je blokken vast willen houden. Maar er kan altijd iets tussendoor komen dat je planning verandert en dat is oké.

Het is fijn als je je time blocking daarom meer ziet als een leidraad om je te focussen op wat jij belangrijk vindt en gedaan wilt krijgen en niet als een soort bindend contract. Je hoeft niet streng voor jezelf te worden als het niet lukt om je eraan te houden. Ik zie het meer als een soort challenge voor mezelf. Dit is het doel voor deze dag en het is fijn als dat lukt, maar geen ramp als het niet zo is.

Lastig om tijdblokken in te schatten

Een ander nadeel kan zijn dat het in het begin lastig is om je tijd goed in te schatten. Zeker als je hier nog geen ervaring mee hebt. Dit komt vaak voor en er is zelfs een naam voor, namelijk de planning fallacy.

Je kunt hier beter in worden, door je tijd een poosje bij te houden. Bijvoorbeeld met een app als Toggl of door het in een boekje te noteren. Op de linkerpagina maak je een planning voor de volgende dag en op de rechterpagina schrijf je hoe je je dag écht hebt besteed. Als je dit 1 of 2 weken doet, zul je zien dat het inschatten al een stuk makkelijker wordt.

Aan de slag

Ik hoop dat je door deze blog de nodige inspiratie hebt gekregen om ook met time blocking aan de slag te gaan. Als je net als ik beperkt bent in energie of lichamelijke mogelijkheden (of je gewoon een gevoel van chronisch tijdgebrek hebt, haha) dan is het echt een uitkomst. Want rust, overzicht en een voldaan gevoel, dat is zo fijn!

Laat je me weten of het voor jou ook werkt? Dat zou ik leuk vinden. En wil je niks missen van mijn tips om meer te doen met minder moeite? Geef je dan hieronder op voor mijn nieuwsbrief en je ontvangt het wekelijks in je mailbox.

Groetjes Evelien

[mailerlite_form form_id=6]