E-mail, je kan niet zonder, maar soms…pfff. Ben je elke dag langer bezig met het zoeken naar en beantwoorden van mails? En open je je mailbox al met een diepe zucht? Dan is het tijd voor goede e-mailgewoontes!
Met een paar simpele aanpassingen kun je al voor veel meer rust in je dag en in je hoofd zorgen. Hier komen ze:
Plan vaste momenten voor je e-mail
De hele dag snel tussendoor in je mail kijken en vragen beantwoorden, het is een recept voor onrust. Je raakt steeds afgeleid. En er komen allemaal taken bij die nog niet op je planning stonden, maar die heel verleidelijk zijn om meteen te gaan doen. Daar gaat je planning!
Kies daarom 2 tot 3 vaste momenten op een dag om je e-mail te bekijken én meteen te verwerken. Kies hiervoor momenten waarop je al wat minder energie en focus hebt. Die energie en focus wil je toch liever gebruiken voor taken die meer creativiteit en inspanning kosten.
En ben niet bang dat je niet genoeg bereikbaar bent op deze manier. Als jij bijvoorbeeld om 10.30u en 16.00u een e-mailmoment hebt (een half uurtje tot maximaal een uur), dan krijgen je klanten altijd op korte termijn een reactie. Is dit nog te weinig, dan kun je bijvoorbeeld nog net na je lunch toevoegen.
Zet je notificaties uit
Om te zorgen dat je niet in de verleiding komt om tussendoor tóch te gaan kijken, zet je je notificaties uit op je laptop en mobiel. Dit is sowieso een goed idee, want hierdoor houd je je focus en wissel je niet de hele tijd van taken. Dit kost veel energie en denkwerk. Die kun je beter gebruiken!
Je kan er ook voor kiezen om alleen op je laptop je mail bij te houden en de mail app van je telefoon af te halen. Hoe minder verleiding, des te makkelijker is het om je aan je goede gewoontes te houden.
Lees je mails niet 10x
Een ander voordeel van maar 2 tot 3 keer per dag je mail verwerken, is dat je er echt voor gaat zitten. Je leest dus dezelfde mail niet 3 keer, omdat je er steeds geen tijd voor hebt om er iets mee te doen. Je pakt het voortaan veel beter aan:
- Je opent een mail en kijkt of er een actie aan vast zit
- Kun je de mail binnen 2 tot max. 5 minuten beantwoorden, dan doe je het meteen
- Is het een taak die langer duurt, dan zet je het op je takenlijst
- Bevat de mail een afspraak dan plan je dit meteen in je agenda
- Alle mails die je verwerkt hebt, zet je meteen in de juiste map of je archiveert ze. (Wil je hier meer tips over, laat het dan even weten, dan maak ik er een vervolgblog over 👍)
- En merk je dat je een bepaalde mail steeds meteen verwijdert, bijvoorbeeld een nieuwsbrief die je niet meer leest, neem dan even de tijd om je hiervoor uit te schrijven. Dat is snel gedaan en het levert je veel tijd op
Gebruik een wekker
Om ervoor te zorgen dat je niet in die mailbox blijft hangen, is het handig om een wekker te zetten. Bekijk hoe lang je er nu altijd over doet en zet de wekker dan iets korter. Het wordt nu een sport om je wekker te verslaan. 🙂 Gaat de wekker, dan stop je met je e-mail en ga je iets anders doen. In het volgende mailmoment ga je gewoon verder.
Je inbox is geen opslag of to-dolijstje
Als je je inbox gebruikt om al je to-do’s en nog te gebruiken mails in te laten staan, dan wordt het al snel een zooitje. Kies daarom 1 plek waar je al je to-do’s in verzamelt. Zoals bijvoorbeeld Todoist, Trello, Google tasks of To do (Outlook). En voor nog op te volgen mails kun je een mapje ‘@afwachten’ maken. Deze kun je dan op vaste momenten even doorkijken om te zien of alles nog goed loopt.
Werk eerst je lijst door vóór de leuke mails
Heb je veel nieuwsbrieven die interessant zijn, zorg dan dat je deze (automatisch via een filter) in een aparte map zet. Anders is de verleiding groot, om deze te gaan lezen, terwijl je nog bezig bent met je werkmails. Voor je het weet zit je een uur lang YouTubevideo’s te kijken of op websites te snuffelen, haha. (Been there, done that 😉 )
Maak hiervoor een map (Outlook) of label (Gmail) aan met de naam ‘Nieuwsbrief’ of ‘Nog lezen/luisteren/kijken’. En verplaats je nieuwsbrieven en andere interessante, maar niet belangrijke mails hierin. Ben je aan het einde van het verwerken van je mails en heb je nog tijd over, dan kun je hieruit mails gaan lezen. Een beloning voor hard werken!
Mail duidelijk en kort
Om te zorgen dat je überhaupt niet te veel mails binnenkrijgt, en om de ander een plezier te doen, is het belangrijk kort en bondig te mailen.
- Zet in je onderwerp regel wat het doel is van je mail of wat je van de ander verwacht.
- En zet in de tekst alleen het hoognodige.
- Maak opsommingen als je meerdere vragen hebt
- En worden het er meer dan 3, dan is het handiger om even te bellen
Voeg een FAQ gedeelte toe aan je website
Krijg je heel veel mails met dezelfde vragen? Dan is het misschien handig om een veelgestelde vragen gedeelte op je website toe te voegen. Dan kunnen mensen de antwoorden hier al vinden en kun je er zelf naar verwijzen.
Ook is het fijn om met templates te werken. Dit is een veelvoorkomende mail die je opgeslagen hebt, zodat je het later met een paar klikken kunt aanpassen en versturen.
E-mail: zelf doen of uitbesteden
Je bent nu veel goede e-mailgewoontes wijzer voor het omgaan met je e-mail. Het gaat je rust en overzicht geven als je deze toepast. Die tijd en energie houd je over voor wat je écht belangrijk vindt. Veel succes gewenst!
Zie je toch nog op tegen het bijhouden en organiseren van je e-mail of is je mailbox al ontploft? Neem dan gerust contact met me op. Als Virtual Assistant kan ik je dit uit handen nemen. En ik doe niets liever dan van een chaos weer rust te maken!
Fijne dag!
Evelien
No Comments