Gebruik categorieën in je administratie voor meer overzicht

Je hebt overal in huis stapeltjes papieren liggen, maar als je iets nodig hebt, heb je geen idee waar je moet beginnen met zoeken. Je telefoon staat vol met notities en je agenda is meer een kladblok dan een planning. Elke keer doe je verwoede pogingen om orde in de chaos te brengen, maar je weet niet meer waar je moet beginnen. Have no fear, Eefficiënter is here! 🦸‍♀️😉

Start met het maken van categorieën

De basis van het organiseren van je administratie is het maken van een overzicht met je belangrijkste categorieën. Al je losse documenten, informatie, mails en aantekeningen vallen allemaal onder 1 van deze categorieën. Ik zal in deze blog vooral je administratie thuis bespreken, maar dit is natuurlijk ook allemaal toe te passen op je werkadministratie.

In een latere blog zal ik verder ingaan op hoe je je administratie verder verwerkt en organiseert, maar eerst heb je dus die basis nodig. Om je een idee te geven van de categorieën die je kunt gebruiken, vind je hieronder mijn lijstje:

De hoofdcategorieën die ik gebruik zijn dus: Huis, Belastingen, Werk, Persoonlijk en Kind(eren). Dit worden je ordners. Op de verschillende tabbladen komen dan de onderwerpen te staan die eronder genoemd zijn.

Je kunt dit natuurlijk helemaal aanpassen aan je eigen situatie. De beste manier om erachter te komen welke categorie/welk onderwerp er voor jou nog ontbreekt, is door je administratie (nu nog berg papieren 😁) te gaan. Maak stapels van dingen die bij elkaar horen en die samen opgeborgen moeten worden. Je kunt bovenstaand schema hiervoor als leidraad nemen. Heb je op het einde nog een onderwerp of categorie die niet op de lijst staat, voeg deze dan toe. That’s it!

Toepassen van categorieën in je administratie

Nu je weet uit welke onderdelen je administratie bestaat, is het slim om deze overal door te voeren. Voor je papieren administratie gebruik je dus ordners met tabbladen of een hangmappensysteem. (Tip, gebruik een leuk kleurtje, dan word je nog een beetje vrolijk wanneer je je belastingpapieren opbergt.😁)

En ook op je computer en in je notitie-app zoals Evernote (als je zoiets gebruikt) maak je mappen met dezelfde categorieën aan. Deze kun je eventueel weer onderverdelen met mappen volgens bovenstaand lijstje. Als je overal dezelfde namen gebruikt en je weet wannéér je iets wáár opslaat, is informatie terugvinden appeltje eitje. In een volgende blog lees je hier meer over.

Bonustip: we zijn geneigd papierwerk langer te bewaren dan noodzakelijk is. Een voorbeeld daarvan is de polis van je zorgverzekering. Daarvan hoef je alleen de meest recente te bewaren. Ook is informatie vaak makkelijk online te vinden. Denk maar aan de meeste gebruiksaanwijzingen. Bekijk dus goed tijdens het sorteren en opruimen of je iets wel echt wil en moet bewaren. Dat scheelt weer opbergruimte en tijd om het bij te houden!

Vind je het lastig om dit te bepalen? Een handig overzicht voor de bewaartermijn van (belangrijke) papieren voor particulieren en voor bedrijven vind je hier en hier.

Waar loop jij tegenaan bij het organiseren en overzichtelijk houden van je administratie? Ik hoor het graag! Wie weet kan ik er nog een blog over schrijven.

Fijne dag!
groetjes Evelien