Ik ben zo iemand die helemaal blij word van mapjes, labels, systemen en overzicht. Geef me een berg met ongeorganiseerd papierwerk en ik kan niet wachten om te beginnen. (Ik kan er ook niks aan doen. Een snoer met kerstverlichting ontwarren vind ik ook leuk….moet ik me zorgen maken denk je? haha)
Maar ik kan me voorstellen dat jij dit misschien helemáál niet leuk vindt. Of je gewoon niet weet waar je moet beginnen. Gelukkig zijn er verschillende manieren waarop je je administratie snel en efficiënt aan kan pakken. Deze keer wil ik die van David Allen bespreken.
Met dit stappenplan zorg je ervoor dat je snel en efficiënt je administratie verwerkt en het is makkelijk om even erbij te pakken als je het niet meer weet.
Stappenplan voor snel en efficiënt administratie verwerken
David Allen is bekend vanwege zijn Getting things done methode en de boeken die hij erover geschreven heeft. Waarschijnlijk ben je zijn uitspraak ‘Your mind is for having ideas, not holding them’ wel eens tegengekomen.
Hij is een productiviteitsconsulent die een handige en werkbare methode bedacht voor meer rust en overzicht in je werk en leven. Het bestaat uit 5 stappen:
1. Verzamel alles (Capture)
Alles wat je aandacht nodig heeft, verzamel je op 1 vaste plek. Dit kan een handige to-do-app op je telefoon zijn (Todoist is fijn!), een inbox bakje waar je al je notities, losse papieren, post en folders in kan leggen en je e-mail inbox. Maak meteen je hoofd leeg! Een braindump is hiervoor handig, want hiermee verzamel je al je gedachten, ideeën, afspraken, taken, plannen en dromen die nog in je hoofd rondspoken. Het blaadje met alles wat je in je braindump opgeschreven hebt, stop je ook in je inbox.
2. Beslissen/Verwerken (Clarify)
Nu ga je alles wat je verzameld hebt, verwerken en organiseren. Je beslist per item en één voor éen wat ermee moet gebeuren. Wat is de betekenis ervan en wat is de actie die hierbij hoort? Je legt niks aan de kant voor later, maar neemt nu een beslissing. Hiervoor komt het stappenplan in beeld! (Zie de afbeelding onder de voorbeelden)
Je beslist bij alles:
- Zit er wel of niet een actie in?
- Moet ik hier nu iets mee doen of later?
- Is het iets dat ík moet doen of kan ik het delegeren?
- Is het een eenmalige taak of een project (meerdere stappen met een deadline)?
Een paar voorbeelden:
- Je krijgt een folder binnen over een evenement waar je misschien naartoe wil gaan. Je heb dit in je inbox bakje gestopt en tijdens de beslisstap neem je dit eruit.
Je bedenkt nu: Wil ik hier nu al iets mee doen? En kan ik dit in 2 minuten regelen? Zo ja, dan plan je de datum in je agenda. Je noteert de belangrijkste gegevens van het evenement in de notities van je agendapunt en geeft je op als dit nodig is. De folder kan nu weg.
Twijfel je nog? Maak hier een apart bakje voor (Eens/ooit) of een online opslagplek die je elke week of elke maand even doorloopt. - Je hebt een mail gekregen over het betalen van een factuur voor het verlengen van je Canva abonnement.
Je beslist: ik moet hier nu iets mee doen en het kan in minder dan 2 minuten. Je eerstvolgende actie is deze mail in de map Facturen/Administratie in je e-mail inbox te stoppen. Elke vrijdag heb je een vast moment voor je administratie, neem je deze map door en betaal je je facturen. Ook deze taak kan nu uit je hoofd. - Je kind is bijna jarig en er spookt een hoop door je hoofd. Wat moet er allemaal geregeld worden? Tijdens de verzamelfase heb je al van alles genoteerd en er is een heel lijstje met niet-te-vergeten en taken uitgekomen. We hebben een project!
Dit gaat langer dan 2 minuten duren, dus plan hier een tijd voor in je agenda. Je gaat op het geplande moment alle taken na die gedaan moeten worden om er een fijne verjaardag van te maken. En je plant daarbij ook meteen in je to-do app of agenda wannéér je het gaat doen. Zijn er dingen die je iemand anders kan laten doen? Regel dit dan ook meteen. En zet een reminder voor jezelf in je to-do-app of agenda om na te gaan of diegene gedaan heeft wat jullie overlegd hebben. (afwachtlijst)
3. Organiseer (Organize)
Stop nu alle informatie waar het hoort. En zorg dat je een goed overzicht hebt van waar je wat kan vinden. Zorg voor een fijne mappenstructuur, liefst met dezelfde namen voor zowel je papieren administratie als voor je digitale documenten. In deze blog over categorieën in je administratie vind je er meer over.
Maar er is ook nog een plek nodig voor al je ideeën, pdf’s, cursusinformatie en alle informatie uit artikelen, YouTubevideo’s, cursussen enzovoort. Vaak blijft dit een beetje rondzwerven in je downloadmap, in je screenshots van je telefoon, snelle notities op een papiertje en vooral…in je hoofd.
De laatste tijd ben ik daarom veel bezig geweest met het maken van een Second Brain. Tiago Forte heeft hier een boek over geschreven en zijn methode werkt als een trein! In Notion heb ik nu een database gemaakt waar al mijn ideeën, informatie, notities en inspiratie een plek hebben. En vanuit die vaste plek kan ik er alles mee doen: nieuwe blogs schrijven, bekijken wat ik al geleerd heb, verbanden leggen en m’n ideeën verder uitwerken.
Ik zal hier binnenkort een blog over schrijven, want dit is echt de ideale oplossing om ook dit gedeelte van je administratie efficiënt en snel te verwerken en op te bergen.
4. Reflecteren (Reflect)
Een systeem werkt alleen als je het bijhoudt. Daarom is het slim om regelmatig, minimaal 1 keer per week op een vast moment, te checken of alles nog werkt zoals je wil. En de stappen te doorlopen om je inbox leeg te houden. Werkt het helemaal zoals je wil of zijn er nog aanpassingen die je kan doen?
Maak dit vooral ook leuk. Zet een fijne playlist op, pak er een lekkere kop koffie of thee bij en trakteer jezelf eens op een lekker taartje of een warm bad als je klaar bent. Heb je gewoon verdiend….punt.
5. Doen (Engage)
Nu is het tijd om je actiepunten ook uit te gaan voeren. Je hebt natuurlijk niks aan een snel en efficiënt systeem voor je administratie als je je acties niet uitvoert. 😉
Als je systeem op orde is, kun je genieten van de rust en het overzicht dat je ervan krijgt. Alles loopt op rolletjes en je hoeft niet bang te zijn iets te vergeten of kwijt te raken. Je kan daardoor met meer zelfvertrouwen en overzicht je werk doen, zonder dat je daar veel tijd en energie aan hoeft te besteden. Productiviteit in balans, daar gaan we voor!
Hulp nodig?
Ik hoop dat je zo de moed hebt gekregen om je administratie aan te pakken. Het hoeft echt niet ingewikkeld te zijn! Een stevige basis en een fijne (dagelijkse) routine is alles wat je nodig hebt voor een snel en efficiënt systeem. En met dit stappenplan gaat dat vast lukken!
Vind je het nu echt niet leuk of heb je er geen tijd voor? Neem dan contact met me op! Als Virtual Assistant kan ik je (op afstand) helpen om je systeem op te zetten en orde te brengen in je administratie. En we kunnen samen sparren welke systemen/apps het beste bij jou passen.
Succes!
Hartelijke groet,
Evelien
No Comments