Je manier van plannen en overzicht houden is heel persoonlijk en de tools die je daar het beste voor kunt gebruiken dus ook. Ik heb in de afgelopen jaren gemerkt dat het ook met je mee verandert. In elke fase heb je weer andere dingen nodig.
Het leek me leuk om een keer met je te delen welke tools ik op dit moment dagelijks gebruik en hoe ik dit doe. Misschien kun je er inspiratie uit halen voor je eigen manier van plannen en overzicht houden.
Tools voor meer overzicht en handig plannen
Ik ben op de basisschool al gestart met het gebruiken van een simpele agenda en losse lijstjes met allerlei informatie om te bewaren. Toen had ik al een voorliefde voor mooie agenda’s, pennen en leuke lijstjes om bij te houden, maar er zat natuurlijk nog geen systeem in.
Een aantal jaar geleden kwamen hier steeds meer online opties bij en heb ik een tijd lang een bullet journal bijgehouden. Dit is een soort agenda/planner die je helemaal zelf ontwerpt in een schriftje. Het voordeel hiervan is dat je er alles in kan zetten dat jij belangrijk vindt en op een manier die voor jou werkt en die je mooi vindt. Wil je er een habit tracker, een maandoverzicht, dagboekpagina’s of een bladzijde voor een braindump in? Alles kan!
Het nadeel vond ik dat je elke dag weer tijd kwijt bent aan het opschrijven van dezelfde dingen. Bijvoorbeeld de datum, uurindeling, terugkerende taken, een maandoverzicht, het nummeren van bladzijdes etc. En ik kwam hierdoor ook niet toe aan het ‘mooi’ maken van deze bullet journal. Terwijl dat vaak wel is waarom je voor deze optie kiest.
Ik ben daarna gaan testen welke tools wél voor me werken en op dit moment is mijn favoriete combinatie:
Todoist
Todoist gebruik ik voor alle losse en terugkerende taken die te maken hebben met huishouden, administratie, ons gezin en alles wat niet met werk te maken heeft. Het grote voordeel vind ik het snel in kunnen voeren van een taak en dat het een heel overzichtelijk systeem is. In de premium versie (een aanrader en niet duur) kun je zelfs afbeeldingen en documenten aan je taak toevoegen. Verder kan elke taak aan een project gekoppeld worden en kun je er subtaken aan toevoegen.
Snel een taak invoeren doe je bijvoorbeeld zo: je klikt op je telefoon (in een widget op je startscherm) op het plusje. Er komt nu een invoerveld te staan. Daar typ je bijvoorbeeld: morgen p1 #contact Bellen naar tandarts voor afspraak.
Deze taak komt nu automatisch bij morgen te staan, heeft prioriteit 1, staat in je projectenlijst Contact en je ziet alleen als tekst: Bellen naar tandarts voor afspraak.
Ook kun je taken terug laten keren, waardoor je niet meer vergeet om je planten water te geven, je medicijnen in te nemen of je auto voor de keuring te laten gaan. Je kunt dit natuurlijk voor je werk en voor privé gebruiken, maar ik vind het prettiger om dit gescheiden te houden. (Dan lijken de lijstjes per dag ook niet zo lang, haha)
Wil je meer over Todoist lezen? Via de link vind je een blog die ik er eerder over schreef.
Structuurjunkieplanner
Voor mij werkt het super om een planner met een weekoverzicht open naast me te hebben liggen. Ik plan hierdoor makkelijk voor een week vooruit, zie in 1 oogopslag wanneer ik wat kan en ga doen en ik maak er m’n maaltijdplanning in.
In Todoist en Notion (daarover zo meer) staat wát ik allemaal op een dag wil doen, in m’n planner schrijf ik wannéér ik het ga doen. Het grote voordeel vind ik dat je zo veel beter ziet hoeveel haalbaar is. Doordat je je dag per half uur kunt plannen, is het beter te zien wanneer het tijd is voor een pauze en hoe realistisch je hoeveelheid voorgenomen werk is.
Aan het einde van de week is het een fijne gewoonte om een weekreview te doen. Dan kijk ik in m’n planner of ik veel heb moeten schuiven met afspraken en taken, welke onverwachte dingen er tussendoor kwamen en hoe ik me voelde. Hierdoor blijft m’n manier van plannen verbeteren en lukt het me steeds beter om realistische planningen te maken die lichamelijk haalbaar zijn. Productiviteit in balans!
(Vind je het leuk om te zien hoe ik een weekreview maak? Laat het me dan even weten in de comments of door een mailtje te sturen, dan maak ik er een video over.)
Notion
Over Notion kan ik wel een boek schrijven. Wat een super fijne app! Het is in het begin wel veel YouTube video’s en instructies bekijken, omdat er ontzettend veel in mogelijk is, maar dit is dan ook juist waarom ik er zo dol op ben.
In Notion zet ik alles wat met werk, doelen stellen, projecten en (deels) persoonlijk te maken heeft. Je kunt hier pagina’s in maken en allerlei blokken toevoegen waarmee je informatie op verschillende manieren kan bekijken. Bij deze views van blokken kun je bijvoorbeeld denken aan een tabel, gallerij, een timeline of een board (bv to-do – doing – done).
Ik zal later een keer delen hoe dit er precies bij mij uitziet. Wat misschien al een idee geeft zijn de categorieën die ik gebruik. Zo heb ik een pagina voor Eefficiënter zichtbaarheid, waarop alle doelen, projecten, taken en losse informatie te vinden is die ik nodig heb voor mijn website, socialmediakanalen en nieuwsbrief. Ik kan hier allerlei filters en sorteringen op toepassen, waardoor je bijvoorbeeld met 1 klik alle taken die vandaag of deze week gedaan moeten worden zichtbaar maakt.
In de categorie (pagina) House & Home heb ik bijvoorbeeld alle informatie staan voor het verzorgen van de planten en op dit moment ook een database voor onze verbouwing. Hierin kan ik in 1 oogopslag zien welke onderdelen van de verbouwing geregeld moeten worden, wat de geschatte kosten en de daadwerkelijke kosten zijn (dit wordt automatisch opgeteld), kan ik afbeeldingen en sites toevoegen waar ik inspiratie of materialen vandaan kan halen en ga zo maar door. Alles wat je nodig hebt, kun je toevoegen op een manier die voor jou het meest overzichtelijk en praktisch is.
Doordat ik Notion meer voor werk, reviewen en vooruitplannen (maand/kwartaal/jaar) gebruik en Todoist voor de dagelijkse/wekelijkse taken in en om huis, houd ik het fijn gescheiden en voelt het minder overweldigend.
Symbaloo
Symbaloo gebruik ik elke dag. Het is een gratis webapplicatie waar je al je veelgebruikte webpagina’s in kunt organiseren. Je kunt dit instellen als startpagina en het grote voordeel is dat je niet steeds opnieuw hoeft in te loggen in verschillende websites. Je hoeft alleen maar op een blokje te klikken met de naam van de site waar je naartoe wil. Dit scheelt zoveel tijd!
Ook kan je tabbladen maken voor werk/privé/ontspanning/je kinderen (etc) waar je allerlei sites bij elkaar verzamelt die je daar speciaal voor gebruikt. Dit werkt goed voor je concentratie, want je krijgt alleen in beeld waar je mee aan de slag wil. Zo heb ik links naar Facebook, Instagram en nieuwssites op een tabblad vrije tijd staan en op mijn werk tabblad staat een overzicht van alle sites en tools die ik nodig heb om m’n werk te kunnen doen.
In deze blog over Symbaloo kun je zien hoe dit eruitziet, wat er allemaal mee mogelijk is en wat de verdere voordelen zijn.
Welke tools gebruik jij dagelijks voor overzicht en plannen?
Dat was het, mijn overzicht van de tools die ik het meest gebruik en waar ik erg enthousiast over ben. Ze geven m’n dag structuur en overzicht en zijn praktisch in gebruik. De beste combinatie als je het mij vraagt!
Ik hoop je hiermee wat inspiratie te hebben gegeven. Heb jij al tools of iets als een bepaalde planner waar je niet meer zonder kan?
Fijne dag!
Evelien
No Comments